Виправлення звітності по ЄСВ у зв'язку з інвалідністю директора

Ситуацію слід виправити через уточнення Додатку 1: помилковий рядок із ставкою 22% вилучаєте, правильні суми ЄСВ за періоди до і після 8 червня відображаєте окремими новими рядками зі ставкою 22% і 8,41% відповідно.

Обґрунтування

Ставку 8,41% ви маєте право застосовувати з дати отримання роботодавцем від директора документа про встановлення інвалідності. Це прямо випливає з положень підпункту 5 пункту 2 розділу III Інструкції про порядок нарахування і сплати єдиного внеску, затвердженої наказом Мінфіну від 20.04.2015 №449, де зазначено, що нарахування єдиного внеску за ставкою 8,41% здійснюється роботодавцем із дати отримання від працівника документів щодо встановлення інвалідності та проводиться протягом строку, установленого постановою КМУ від 15.11.2024 №1338 пп. 5 п. 2 розділу III Інструкції.

Правильний спосіб виправлення завищеного ЄСВ у Д1 полягає в тому, щоб: 1) вилучити помилковий рядок за допомогою коду типу нарахувань «3» та перенести суму ЄСВ до рядків зменшення в основній частині; 2) додати нові рядки з правильними кодами категорії застрахованої особи і ставками ЄСВ через код типу нарахувань «2», а суми ЄСВ з них перенести до рядків збільшення в основній частині. Такий підхід відповідає загальній логіці коригування Додатку 1 через КТН 2 та 3, яка застосовується при зміні ставки ЄСВ для працівника з інвалідністю.

У підсумку в уточненому Д1 по директору має бути: до 7 червня – один рядок зі ставкою 22% і кодом категорії «1», з 8 червня – окремий рядок зі ставкою 8,41% і кодом категорії «2». Це забезпечить правильні суми ЄСВ, коректний розподіл бази по ставках та відображення директора як особи з інвалідністю у звітності.

Алгоритм дій

1. Перевірити дати і документи
   Переконайтесь, з якої дати ви фактично отримали від директора документ, що підтверджує інвалідність. Якщо документ отримано 8 червня або раніше, розподіл 1–7 червня за 22% і з 8 червня – за 8,41% є коректним.

2. Розрахувати базу і ЄСВ окремо за двома періодами

   • Визначте зарплату за 1–7 червня і нарахуйте ЄСВ за ставкою 22%.
   • Визначте зарплату за 8–кінець червня і нарахуйте ЄСВ за ставкою 8,41%.
     Це будуть «правильні» суми, які треба відобразити в нових рядках Д1.

3. Подати уточнюючий Податковий розрахунок з уточнюючим Додатком 1
   Для директора заповніть щонайменше три рядки в уточнюючому Д1:

   Рядок	КТН (графа 9)	Код кат. (графа 8)	Ставка ЄСВ	Що робимо	Примітка
   1	3	той, що був у звіті	22%	Повністю дублюємо початковий помилковий рядок і «знімаємо» суму ЄСВ	Це вилучення помилкового рядка, графа 25 порожня, суму з графи 20 переносимо в рядок 6.1 і 6 основної частини
   2	2	1	22%	Відображаємо тільки дохід і ЄСВ за 1–7 червня	Новий «правильний» рядок по ставці 22%
   3	2	2	8,41%	Відображаємо тільки дохід і ЄСВ з 8 червня	Новий «правильний» рядок по ставці 8,41%

4. Перевірити підсумки

   • Загальна база та загальна сума ЄСВ по директору в уточненому розрахунку має відповідати новому правильному розрахунку.
   • Переконайтесь, що код категорії «2» проставлений у рядку зі ставкою 8,41%, щоб директор потрапив до відповідних показників як особа з інвалідністю.

5. Подати уточнення в строк
   Подайте уточнюючий розрахунок з позначкою «уточнюючий» за той самий період, за який уже був поданий початковий звіт.

Ризики / нюанси

Якщо ви лишите ставку 22% за весь місяць і не будете виправляти Д1, це не призведе до штрафів за ЄСВ, якщо ви не є бюджетною установою. Для небюджетних роботодавців це означатиме лише переплату ЄСВ.

Виправлення бажане з двох причин. По‑перше, щоб уникнути переплати. По‑друге, щоб директор коректно відобразився як особа з інвалідністю у звітності, що може бути важливо для виконання нормативу з працевлаштування осіб з інвалідністю.