Як виправити помилку в коді категорії застрахованої особи

Якщо неправильно зазначили код категорії застрахованої особи в Додатку 1 (наприклад, замість «1» зазначили «26»), то помилку виправляють через Податковий розрахунок з типом «Звітний новий» (якщо строк подання ще не минув) або «Уточнюючий» (якщо строк уже минув) шляхом заміни неправильного рядка на правильний.

Обґрунтування

Спершу визначте, чи минув граничний строк подання звітності. Якщо звіт ще в строку подання, коригуєте через Податковий розрахунок з типом «Звітний новий». Якщо строк подання минув, подаєте Податковий розрахунок з типом «Уточнюючий». Це загальне правило для виправлення об’єднаної звітності.

У будь-якому випадку виправлення відбувається через Додаток 1. Помилка в коді категорії застрахованої особи є несумовою, тому її виправляють шляхом виключення помилкового рядка та введення правильного.

Алгоритм дій

1. Підготовка Податкового розрахунку

   1. У заголовній частині Податкового розрахунку:
      • у рядку 01 оберіть тип:
        • «Звітний новий» – якщо граничний строк за цей період ще не минув;
        • «Уточнюючий» – якщо граничний строк уже минув;
      • у рядку 02 вкажіть той самий рік і місяць (або квартал), за який виправляєте помилку, та номер Розрахунку;
      • у рядках 03, 031, 032, 033 заповніть реквізити платника;
      • у рядку 06 відмітьте наявність додатку Д1 та вкажіть кількість аркушів.
   2. У табличній частині головного Розрахунку при несумовій помилці суми, як правило, не змінюються. Якщо база ЄСВ і суми ЄСВ не змінюються, рядки 1–8 основної таблиці не коригуєте.

2. Заповнення Додатку 1 (Д1) при несумовій помилці

   Крок	Дія	Пояснення по графах
   1	Скопіювати помилковий рядок	Повністю переписуєте всі графи з раніше поданого Д1 по цьому працівнику, де стоїть категорія «26», включно з сумами. У графі 25 ставите «1» – рядок на виключення. Код категорії в цій копії залишається «26».
   2	Додати правильний рядок	Створюєте новий рядок з правильним кодом категорії застрахованої особи «1» у графі 8 (або тій графі, де у вашій формі зазначається КЗО), усі інші реквізити та суми (дохід, ЄСВ, дні) зазначаєте так, як вони мали бути спочатку. У графі 25 ставите «0» – рядок на введення.

   Важливо. Для виправлення лише реквізиту (категорії) використовуєте саме графу «Ознака (0,1)» у графі 25, а коди типів нарахувань 2/3 при такому несумовому виправленні не застосовуються.

3. Якщо граничний строк ще не минув (тип «Звітний новий»)
   Принцип такий самий:

   • Податковий розрахунок: тип «Звітний новий», період – той самий.
   • У Д1:
     • перший рядок – дублюєте помилковий з КЗО «26», графа 25 = «1»;
     • другий рядок – правильний з КЗО «1», графа 25 = «0».
       Суми ЄСВ та база не змінюються, таблична частина головного Розрахунку, зазвичай, не коригується.

4. Якщо разом із категорією змінилась і ставка або сума ЄСВ
   Тоді помилка стає сумовою. У такому випадку:

   1. спочатку виправляють реквізит (категорію) як описано вище через графу 25 «0/1»;
   2. окремим уточненням або в тому самому періоді коригують суми через коди типу нарахувань 2 та 3 в Д1, без заповнення графи 25:
      • КТН «3» – на зменшення помилково нарахованого ЄСВ;
      • КТН «2» – на донарахування правильної суми ЄСВ.
        При цьому змінюються й підсумкові рядки 3–6 табличної частини головного Розрахунку.

5. Які додатки включати до коригуючого Розрахунку
   Формуйте тільки ті додатки, де є виправлення. Якщо помилка тільки в Д1, до коригуючого Податкового розрахунку включаєте головну форму та Д1, без інших додатків.

Ризики / нюанси

Якщо помилку не виправити, некоректний КЗО може викривити страховий стаж і пільгові умови. Це потенційно вплине на права працівника при призначенні пенсії або виплат.

Всі уточнюючі та звітні нові форми заповнюйте тільки тими рядками, які коригуєте. Коректні раніше подані рядки не дублюйте.

Підсумково: потрібен новий Розрахунок з потрібним типом («Звітний новий» або «Уточнюючий») і Додаток 1, де помилковий рядок із КЗО «26» вилучаєте через графу 25 = «1», а правильний рядок із КЗО «1» додаєте через графу 25 = «0».