Оподаткування матеріальної допомоги: ПДФО, ВЗ та ЄСВ нюанси

Якщо оформити цю виплату саме як допомогу на лікування з підтвердними медичними документами, то її можна взагалі не оподатковувати ПДФО і ВЗ та не нараховувати ЄСВ; якщо ж оформити як «звичайну» матеріальну допомогу без прив’язки до лікування, тоді ПДФО 18% і ВЗ 5% з частини суми будуть, але ЄСВ усе одно не буде.

Обґрунтування

1. Коли допомога на лікування взагалі не оподатковується ПДФО і ВЗ та без ЄСВ

Якщо виплата надається саме як допомога на лікування або медичне обслуговування працівника і є належні підтвердні документи, вона не включається до оподатковуваного доходу незалежно від суми. Це прямо дозволяє пп. 165.1.19 ПКУ, який звільняє такі суми від ПДФО за наявності документів, що підтверджують потребу в лікуванні та факт/ціль використання коштів на медичні послуги. пп. 165.1.19 ПКУ

У цьому випадку в додатку 4ДФ до Податкового розрахунку допомога показується з ознакою доходу «143». Графи з ПДФО/ВЗ не заповнюються, незалежно від суми. ЄСВ на таку допомогу не нараховується, оскільки вона не входить до фонду оплати праці і прямо віднесена до виплат, на які ЄСВ не нараховується, п. 14 р.І Переліку №1170. п. 14 р.І Переліку №1170

2. Коли допомога вважається нецільовою благодійною і частково оподатковується ПДФО/ВЗ, але ЄСВ все одно немає

Якщо немає або недостатньо підтвердних медичних документів, або в заяві/наказі описано просто «одноразова матеріальна допомога у зв’язку з сімейними обставинами», така виплата вважається нецільовою благодійною допомогою.

У цьому разі діє пп. 170.7.3 ПКУ. Не обкладається ПДФО і ВЗ тільки сума в межах граничного розміру доходу для ПСП. У 2026 році це 4660 грн на рік. Сума перевищення над 4660 грн (у вас 40 000 – 4 660 = 35 340 грн) оподатковується ПДФО 18% та ВЗ 5%. пп. 170.7.3 ПКУ

У 4ДФ така допомога показується з ознакою доходу «169». Неоподатковувана і оподатковувана частини можуть відображатися окремими рядками з однією ознакою «169».

ЄСВ при цьому не нараховується на всю суму нецільової допомоги, оскільки вона разового характеру, надається окремому працівнику у зв’язку з сімейними обставинами/на оплату лікування тощо, і прямо виключена з бази ЄСВ п. 14 р.І Переліку №1170. п. 14 р.І Переліку №1170

3. Як не «заштовхнути» допомогу до зарплати з ЄСВ

ЄСВ виникає, якщо допомога має систематичний характер і надається всім або більшості працівників, наприклад «допомога на оздоровлення» за колдоговором. Таку виплату пп. 2.3.3 Інструкції зі статистики заробітної плати відносить до фонду оплати праці, а отже вона обкладається ЄСВ і ПДФО/ВЗ як звичайна зарплата. пп. 2.3.3 Інструкції зі статистики заробітної плати

Тому, щоб не було ЄСВ:

• не називайте допомогу «систематичною», «щорічною», «на оздоровлення» тощо;
• не закріплюйте її як обов’язкову для всіх або більшості працівників у положенні про оплату праці/колдоговорі;
• оформлюйте як разову допомогу окремому працівнику за його заявою.

У такому разі вона не входить до фонду оплати праці і не є об’єктом для нарахування ЄСВ за п. 14 р.І Переліку №1170. п. 14 р.І Переліку №1170

Алгоритм дій

1. Заява працівника

   • Вказати: «Прошу надати мені матеріальну допомогу на лікування / медичне обслуговування у зв’язку з … (діагноз, травма тощо) в сумі 40 000 грн».
   • Обов’язково зазначити, що допомога потрібна на оплату лікування/медичних послуг.
   • Додати копії документів: довідки/виписки, рахунки, договори, квитанції, акти надання послуг тощо, які підтверджують потребу в лікуванні та вартість послуг. Це відповідає вимогам пп. 165.1.19 ПКУ. пп. 165.1.19 ПКУ

2. Наказ керівника

   • Формулювання:
     «Надати працівнику ПІБ, посада, таб. номер матеріальну допомогу на лікування та медичне обслуговування в сумі 40 000,00 грн на підставі заяви від ..2026 та наданих медичних документів (довідка, рахунок №__ від ..2026, договір №__ тощо)».
   • Обов’язково підкреслити цільове призначення – на лікування/медичне обслуговування, а не «соціально-побутові питання» чи «одноразову допомогу без зазначення цілі».

3. Оподаткування і звітність при такому оформленні

   • ПДФО: 0 грн.
   • ВЗ: 0 грн.
   • ЄСВ: 0 грн.
   • 4ДФ: один рядок з ознакою доходу «143», сума 40 000 у графах 3 і 3а, графи з податками не заповнюються. пп. 165.1.19 ПКУ

Якщо ж ви свідомо не хочете збирати медичні документи і оформлюєте як нецільову благодійну допомогу, тоді в заяві й наказі пишіть «у зв’язку з сімейними обставинами / важким матеріальним становищем» без згадки про лікування. У такому разі:

• ПДФО та ВЗ – з суми понад 4 660 грн за пп. 170.7.3 ПКУ;
• ЄСВ – не нараховується за п. 14 р.І Переліку №1170. пп. 170.7.3 ПКУ п. 14 р.І Переліку №1170

Ризики / нюанси

1. Відсутність або слабкі підтвердні документи
Якщо в наказі записано «на лікування», але документів мало або вони не підтверджують суму/факт послуг, податківці можуть перекваліфікувати виплату в нецільову допомогу. Тоді треба буде донарахувати ПДФО і ВЗ із суми понад 4 660 грн за 2026 рік. пп. 165.1.19 ПКУ пп. 170.7.3 ПКУ

2. Систематичність виплат
Якщо підприємство почне щороку всім або більшості працівників давати «допомогу на лікування» без реальних підтверджень, є ризик, що контролери визнають її систематичною і прирівняють до зарплати з ЄСВ та повним оподаткуванням.

Підсумок: щоб не було ЄСВ і за можливості взагалі не було ПДФО/ВЗ, оптимально оформити допомогу як разову цільову допомогу на лікування за пп. 165.1.19 ПКУ з повним пакетом медичних документів і правильними формулюваннями в заяві та наказі.