Вирішення проблеми з актами та факсимільними підписами постачальника

Так, під час перевірки податкова має високі шанси зняти витрати за такими актами, оскільки використання факсиміле без попередньої письмової згоди сторін є порушенням правил оформлення первинних документів. Збитковість підприємства лише підсилює увагу інспекторів, оскільки вони шукатимуть будь-які підстави для донарахування податків або зменшення від’ємного значення об’єкта оподаткування.

Категорично заборонено ставити «живий» підпис сторонньої особи поруч із факсиміле (це є підробкою документів). Найбільш безпечний вихід — скласти внутрішній акт (самоакт) або бухгалтерську довідку, підкріпивши їх додатковими доказами реальності наданих послуг зв'язку.

Згідно з Податковим кодексом України, п. 44.1 ст. 44 платникам податків забороняється формування показників податкової звітності на підставі даних, не підтверджених первинними документами.

Оскільки ваше підприємство є збитковим, податківці прискіпливо перевірятимуть первинні документи навіть за 2017 рік. Якщо збитки того періоду переносилися на наступні роки та впливають на сьогоднішній фінансовий результат, ДПС має право перевірити первинні документи за весь період виникнення такого від'ємного значення відповідно до Податкового кодексу України, п. 102.1 ст. 102.

Відповідно до Цивільного кодексу України, ч. 3 ст. 207 та Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, п. 2.4, використання факсимільного підпису допускається виключно:

У випадках, встановлених законом;
Або за письмовою згодою сторін, яка обов'язково повинна містити зразки відповідного аналога їхніх власноручних підписів.
Оскільки постачальник відмовляється підписати таку угоду, використання факсиміле є неправомірним. Для ДПС такі акти вважатимуться неналежно оформленими (без обов'язкового реквізиту — особистого підпису відповідальної особи, що вимагається Законом України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», ч. 2 ст. 9).

Щоб захистити витрати під час перевірки, вам потрібно довести реальність здійснення господарської операції. Самого лише дефектного акта від постачальника недостатньо, тому потрібно сформувати альтернативний пакет документів.

Крок 1. Зберіть докази реальності послуг:
Письмовий договір про надання послуг зв'язку;
Виписки банку або платіжні інструкції, які підтверджують 100% оплату послуг (доводять факт використання коштів та визнання зобов'язань);
Наказ керівника про використання службового зв'язку в господарській діяльності (із переліком номерів телефонів та відповідальних працівників);
За наявності — деталізацію дзвінків або трафіку від оператора (це технічний доказ фактичного споживання послуг).
Крок 2. Оформіть Внутрішній акт (Самоакт) або Бухгалтерську довідку:
Ви маєте право відобразити операцію в обліку на підставі внутрішнього документа, якщо зовнішній документ від контрагента оформлений з помилками або не отриманий належним чином (Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, п. 2.5).

Раді допомогти, звертайтесь ще!