Як правильно списувати паливо при безкоштовному користуванні авто

Пальне за автомобілем, отриманим у безоплатне користування за договором позички, списують за фактичним використанням на підставі первинних документів про поїздки та затверджених на підприємстві норм витрат пального. Якщо автомобіль використовується не постійно, документи оформлюють лише за дні його фактичної експлуатації.

Відносини за договором позички регулюються Цивільним кодексом України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n3863, зокрема статтями 827–836. Користувач зобов’язаний підтримувати річ у належному стані та нести витрати, пов’язані з її використанням. Тому підприємство має право придбавати та списувати пальне для автомобіля, який використовується у власній господарській діяльності.

Для обліку пального підприємству доцільно затвердити власні норми витрат пального наказом керівника. Такі норми можуть базуватися на технічній документації виробника автомобіля або на результатах контрольних замірів, проведених комісією підприємства.

Оскільки автомобіль використовується періодично, на дні фактичних поїздок оформлюються подорожні (маршрутні) листи власної форми. Вони повинні містити обов’язкові реквізити первинного документа відповідно до статті 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text та пункту 2.4 Положення №88 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0168-95#n17.

У подорожньому листі зазначають дату поїздки, маршрут руху, показники одометра на початок і кінець поїздки, залишок пального на початок використання, кількість заправленого пального та залишок на кінець поїздки. На підставі таких документів визначається фактичне використання пального.

Наприкінці місяця дані подорожніх листів можуть узагальнюватися в акті списання пального. Саме цей акт є підставою для відображення витрат у бухгалтерському обліку.

Придбання пального — Дт 203 – Кт 631 (або 372)

Відображення податкового кредиту з ПДВ — Дт 641/ПДВ – Кт 644

Списання пального на адміністративні потреби — Дт 92 – Кт 203

Списання пального на витрати на збут — Дт 93 – Кт 203

Списання пального на виробничі потреби — Дт 23 (або 91) – Кт 203

Податковий кодекс України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text не встановлює окремих різниць з податку на прибуток щодо списання пального, тому такі операції відображаються за правилами бухгалтерського обліку.

Якщо пальне використано в господарській діяльності та це підтверджено первинними документами, право на податковий кредит з ПДВ зберігається. Якщо ж використання пального не підтверджене документально або воно використане поза межами господарської діяльності, виникає обов’язок нарахувати компенсуючі податкові зобов’язання відповідно до підпункту «г» пункту 198.5 Податкового кодексу України.

Нарахування компенсуючих податкових зобов’язань з ПДВ — Дт 949 – Кт 641/ПДВ

Якщо встановлено, що пальне використано працівником для особистих потреб або його перевитрата не підтверджена та не компенсована, вартість такого пального може розглядатися як додаткове благо відповідно до підпункту «е» підпункту 164.2.17 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text із відповідним оподаткуванням ПДФО та військовим збором.

Додатково слід врахувати ще один важливий практичний аспект. Якщо підприємство під час користування автомобілем заправило його пальним, але використало не весь обсяг, а надалі автомобіль повертається позичкодавцю (фізичній особі), виникає найбільш проблемне питання щодо подальшої долі залишку пального.

Цивільний кодекс України не передбачає ситуації, коли об'єкт позички систематично передається від позичкодавця до користувача і назад (ст. 827–836 ЦКУ). Водночас пальне, придбане підприємством, не може передаватися іншій особі. Передача такого пального фізичній особі разом з автомобілем може створювати ризики щодо реалізаціїї пального без ліцензіїї та рехстраціїї платинком акцизного податку, і як було вказано - також виникнення додаткового блага у фізичної особи та інших податкових наслідків.

Саме тому найбільш безпечним варіантом є повернення автомобіля позичкодавцю без залишків пального підприємства. Ідеально, якщо перед поверненням автомобіля підприємство документально та фактично вилучає невикористане пальне з бака та зберігає його окремо (наприклад, у каністрах місткістю до 60 літрів, що не потребує ліцензіїї) до наступного використання цього автомобіля у господарській діяльності підприємства.

У такому випадку кожне повернення автомобіля фізичній особі та кожне наступне отримання його у користування доцільно оформляти окремим актом приймання-передачі, в якому зазначати:

дату передачі автомобіля;
показники одометра;
кількість пального в баку на момент передачі;
інформацію про вилучення (або відсутність) залишків пального підприємства.
За такого підходу забезпечується безперервний («наскрізний») облік пального підприємства. Підприємство використовує та списує виключно пальне, придбане ним для власної господарської діяльності, і не передає його фізичній особі.

Відповідно, якщо фізична особа використовує автомобіль у період, коли він не перебуває у користуванні підприємства, вона самостійно забезпечує його пальним за власний рахунок. Аналогічно, передаючи автомобіль знову підприємству, фізична особа повинна забезпечити відокремлення власного пального від пального підприємства (за можливості — шляхом зливу залишків або документального фіксування їх належності).

Саме такий варіант є найбільш безпечним з погляду бухгалтерського обліку та податкових ризиків, оскільки виключає ознаки безоплатної передачі пального, ризики порушення вимог щодо обігу пального та ризики виникнення додаткового блага у фізичної особи.

Раді допомогти, звертайтесь ще!