Зміни в оформленні трудових книжок після 10 червня 2023 року

1. Відповідно до Прикінцевих та перехідних положень Закону України від 05.02.2021 № 1217-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/1217-20#n224 прямо зазначено:

"Після завершення цих робіт наявні трудові книжки видаються працівникам особисто під підпис"

Таким чином, якщо дані паперової трудової книжки вже внесені до ЕТК (статус "Виконано"), то підприємство має видати такі трудові книжки працівникам.

Рекомендуємо видати наказ про видачу трудових книжок. Доцільно послатися на відповідну норму Закону №1217. До речі, на нашу думку, безпечно все ж таки отримати заяви від працівників з проханням видати трудові книжки. Зауважте, що за законом трудові книжки мають видаватися під підпис. Тому з наказом ознайомлюємо працівників під підпис. Крім того, працівник має проставити підпис в графі 13 Книги обліку руху трудових книжок. До речі, про Книгу. В графі 12, як правило, зазначають дату і підставу видачі працівнику трудової книжки при звільненні. В нашому випадку рекомендуємо зазначити фактичну дату видачі, а як підставу зазначити «за заявою», якщо також вважаєте, що вона потрібна, або реквізити наказу.

Зразки: Заява працівника про видачу трудової книжки

Наказ про видачу трудової книжки працівнику

До речі, ПФУ зазначав, що після того, як Пенсійний фонд України оцифрує трудову книжку, роботодавець видає працівникам особисто під підпис паперову трудову книжку.
Працівник може порівняти дані в особистому кабінеті на порталі Пенсійного фонду України зі своєю паперовою книжкою, щоб переконатися, що всі записи вірні та звернутись до органів Фонду у випадку неточностей чи розбіжностей.
Також варто зазначити, що на вимогу працівника, роботодавець і в подальшому зобов’язаний вносити до трудової книжки, що зберігається у працівника, записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі. https://www.pfu.gov.ua/km/368102-elektronna-trudova-knyzhka-zapytannya-vidpovidi/

2. Потрібно, якщо працівник таке вимагає. Це передбачають ст.47, 48 КЗпП https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n310 На вимогу працівника, який вперше приймається на роботу, трудова книжка оформляється роботодавцем в обов’язковому порядку не пізніше п’яти днів після прийняття на роботу. Роботодавець на вимогу працівника зобов’язаний вносити до трудової книжки, що зберігається у працівника, записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі. Роботодавець зобов’язаний у день звільнення видати працівникові копію наказу (розпорядження) про звільнення, письмове повідомлення про нараховані та виплачені йому суми при звільненні (стаття 116) та провести з ним розрахунок у строки, визначені статтею 116 цього Кодексу, а також на вимогу працівника внести належні записи про звільнення до трудової книжки, що зберігається у працівника.

3. Хоча в ст.24 КЗпП і вказано, що При укладенні трудового договору громадянин зобов'язаний подати трудову книжку (у разі наявності) або відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування, але бувають різні ситуації - працівник, наприклад, приймається на нову роботу ще до того, як подана об'єднена звітність, і дані про звільнення з попередньої роботи ще не внесено до ЕТК, то в такому випадку варто попросити ще і копію наказу про звільнення.

Раді допомогти, звертайтесь ще!