Податкові накладні на перевитрату пального: обов'язки та нюанси

У ситуації з перевитратою пального, яку ви утримуєте з працівника, виникає два варіанти оподаткування ПДВ залежно від того, як ви оформите цю операцію: як відшкодування збитків чи як продаж пального працівнику.

1. Варіант «Відшкодування збитків» (найбільш поширений)
Якщо утримання вартості перевитрати оформлюється як компенсація завданих підприємству збитків (працівник погоджується відшкодувати вартість пального, використаного понад норму), то вам потрібно скласти компенсуючу ПН відповідно до п. 198.5 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n4931. Оскільки пальне використано понад норми, воно вважається використаним у негосподарській діяльності

В такому випадку не пізніше останнього дня місяця, в якому списане пальне, складаєтьяс ПН із типом причини «13» (використання в негосподарській діяльності). Згідно з п. 189.1 ПКУ, база визначається виходячи з вартості придбання пального (без ПДВ). Ціна, яку ви встановили в наказі для утримання з працівника, на цю ПН не впливає. Мина варість також не враховуєтьяс при взначенні бази оподаткування.

2. Варіант «Продаж пального працівнику»
Якщо ви оформлюєте це як продаж пального працівнику за ціною, визначеною в наказі, тоді складається звичайна ПН на постачання. Згідно з п. 188.1 ПКУ, база визначається виходячи з договірної вартості (ціни в наказі), але не нижче ціни придбання такого пального.Якщо ціна в наказі вища за ціну придбання — складаєте одну ПН на працівника (або на неплатника) за ціною наказу.
Якщо ціна в наказі нижча за ціну придбання — складаєте дві ПН: одну на суму продажу працівнику, другу — на суму перевищення ціни придбання над ціною продажу (тип причини «15»).

Проте другий варіант є ризиковим, так як може бути розцінений податківцями як реалізація пального, що вимагає статусу платника акцизного податку та наявності відповідних ліцензій. Тому варіант із відшкодуванням збитків (негосподарське використання) є безпечнішим.

Для високодохідників ПКУ не передбачає спеціальних податкових різниць щодо списання пального понад норми. Такі витрати відображаються за правилами бухгалтерського обліку (впливають на фінрезультат через витрати). Однак, якщо ви утримуєте кошти з працівника, у вас виникає дохід (Дт 375 — Кт 716/719), який нівелює ці витрати.

Раді допомогти, звертайтесь ще!