Вимоги перевіряючих: електронні або паперові документи для ДПС

Для звичайних платників податків надання документів в електронному вигляді не є обов’язковим. Достатньо надати належним чином завірені паперові копії документів та регістрів бухгалтерського обліку. Обов’язок передавати електронні файли у форматі SAF-T UA встановлено лише для великих платників податків. Можлвио мова йде про надання електронних сканованих копій. Виключно паперових копій документів для перевірки ДПС є абсолютно достатньо з погляду закону (якщо ви не належите до великих платників податків). Вимога податківців надати копії саме в електронному вигляді (наприклад, PDF-файли на флешці чи електронною поштою) є рекомендаційною, але для самого платника подання документів у форматі PDF часто є набагато зручнішим, дешевшим та безпечнішим варіантом.

Відповідно до п. 85.2 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text великі платники податків на запит контролюючого органу зобов’язані подавати копії документів, створених в електронній формі, засобами електронного зв’язку у форматі стандартного аудиторського файлу (SAF-T UA). Таке подання здійснюється відповідно до Порядку, затвердженого наказом Мінфіну від 07.11.2011 № 1393.

Для інших платників податків Податковий кодекс України не встановлює обов’язку передавати контролюючим органам електронні вивантаження з бухгалтерських програм, електронні файли банківських виписок, реєстрів податкових і видаткових накладних, журналів-ордерів, оборотно-сальдових відомостей чи надавати доступ до бухгалтерських баз даних.

Відповідно до ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text якщо первинні документи складені в електронній формі, підприємство зобов’язане за власний рахунок виготовити їх копії на паперових носіях на вимогу учасників господарських операцій, правоохоронних органів та відповідних органів у межах їх повноважень.

Згідно з п. 85.4 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text посадові особи контролюючого органу під час проведення перевірок мають право отримувати належним чином завірені копії первинних фінансово-господарських, бухгалтерських та інших документів, що свідчать про приховування (заниження) об’єктів оподаткування, несплату податків, зборів, платежів, порушення вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи. Такі копії повинні бути засвідчені підписом платника податків або його посадової особи та за наявності скріплені печаткою.

Оборотно-сальдові відомості, журнали-ордери та інші регістри бухгалтерського обліку не є первинними документами, однак вони належать до документів бухгалтерського обліку та можуть бути витребувані контролюючими органами в межах предмета перевірки відповідно до п. 85.2 Податкового кодексу України. Такі регістри можуть бути роздруковані, належним чином засвідчені та надані у паперовій формі.

Під час перевірки не потрібно надавати перевіряючим логіни, паролі чи прямий доступ до програм бухгалтерського обліку , оскільки законодавство вимагає надання документів, а не доступу до інформаційних систем підприємства.

Щодо способу подання, в першу чергу слід дивитися на доцільність та зручність. .
Найкращий спосіб подання документів залежить від їх обсягу: за великої кількості документів доцільно подавати якісні електронні копії у форматі PDF, а за невеликого обсягу або у разі спорів із перевіряючими — паперові завірені копії.

Якщо під час перевірки ДПС витребує значний обсяг документів (наприклад, оборотно-сальдові відомості за декілька років, щоденні банківські виписки, великі масиви податкових та видаткових накладних), друк і завірення тисяч сторінок може призвести до значних витрат часу та коштів. У такому випадку практичним рішенням є надання документів в електронному вигляді у форматі PDF (також можуть використовуватися формати JPG або PNG). Документи повинні бути чіткими, повністю читабельними та містити всі реквізити.

Електронні копії доцільно називати зрозуміло, наприклад: «Vypyska_Bank_01-2026.pdf» або «Reestr_Vydatkovyh_2025.pdf». Передавати їх можна через Електронний кабінет платника податків через сервіс «Листування з ДПС». При цьому необхідно враховувати технічне обмеження розміру вкладень — до 5 МБ на один лист. За великого обсягу документи можна надсилати декількома листами із зазначенням, наприклад, «Додаток 1 до відповіді на запит», «Додаток 2 до відповіді на запит» тощо. Також можливо погодити з перевіряючими передачу електронних копій на флеш-носії з оформленням опису переданих файлів.

Якщо обсяг документів невеликий (орієнтовно до 50–100 аркушів) або між підприємством і перевіряючими виникли спірні питання, більш захищеним варіантом є надання паперових копій.

Паперові документи доцільно систематизувати за окремими папками, наприклад: «Банківські виписки за І квартал 2025 року», пронумерувати аркуші, прошити пакет документів і засвідчити його написом «Згідно з оригіналом, всього прошито та пронумеровано ____ аркушів», із зазначенням посади особи, яка засвідчує копії, її підпису, ініціалів, прізвища, дати засвідчення та за наявності печатки.

Передавати паперові копії бажано за супровідним листом та детальним описом переданих документів. Один примірник опису з відміткою про отримання слід залишити у себе відповідно до п. 85.7 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text.

Раді допомогти, звертайтесь ще!