Правила виплати добових та витрат для відрядження у Францію

При направленні будь-якого працівника (директора) у відрядження Ви маєте забезпечити його коштами на це відрядження - ст. 121 КЗпП (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n713):

"Стаття 121. Гарантії і компенсації при службових відрядженнях

Працівники мають право на відшкодування витрат та одержання інших компенсацій у зв'язку з службовими відрядженнями.

Працівникам, які направляються у відрядження, виплачуються: добові за час перебування у відрядженні, вартість проїзду до місця призначення і назад та витрати по найму жилого приміщення в порядку і розмірах, встановлюваних законодавством.

У разі направлення у службове відрядження працівника, який виконує роботу дистанційно (стаття 60-2), у тому числі при його відрядженні до місцезнаходження роботодавця, пункт відправлення працівника у відрядження та пункт, до якого працівник повертається з відрядження, встановлюються роботодавцем за погодженням із працівником під час узгодження маршруту поїздки та зазначаються у наказі (розпорядженні) про відрядження.

За відрядженими працівниками зберігаються протягом усього часу відрядження місце роботи (посада).

Працівникам, які направлені у службове відрядження, оплата праці за виконану роботу здійснюється відповідно до умов, визначених трудовим або колективним договором, і розмір такої оплати праці не може бути нижчим середнього заробітку."

Отже, сума виданого авансу має покривати:

- добові витрати (можуть встановлюватися в гривні або в валюті)

- витрати на проїзд (туди-назад)

- витрати на проживання

Ви можете видати аванс:

- в іноземній готівковій валюті (якщо маєте відповідний валютний рахунок)

- в готівковій гривні (еквівалент необхідної валюти за розрахунковим курсом НБУ)

- в безготівковій формі на особисту карту працівника

- в безготівковій формі - як кошти на корпоративній картці підприємства (валютна КПК або гривнева КПК з можливісню конвертації валюти)

Суми доборових витрат підприємство встановлює самостійно, але рекомендуємо враховувати норми п. 1790.2 ПКУ (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965) щодо неоподаткованих сум витрат:

- по Україні не більше 0,1 хмінЗП на добу

- за кордоном - не бульше 80 євро за курсом НБУ на кожен день відрядження.

Для уникнення можливого оподаткування на практиці встановлюють добові витрати приблизно на рівні до 75 євро/доба. Наприклад:

Розрахунок суми добових витрат = кількість діб відрядження (14 днів) х 75 євро = 1050 євро.

При цьому зверніть увагу, що добові в валюті виплачують за всі календарні дні відрядження, а також за день від`їзду, якщо після відправлення від місяця роботи працівник до кордону не зупиняється ніде в готелі і не пересаджується на інший транспорт. Так само і день приїзду - після перетину кордону "валютні" добові виплачують до дня прибуття включно, якщо не будло пересадки або ночівлі на території України.

Проїзд та проживання - оплачуються як фактичні витрати, підтверджені первинними (розрахунковими) документами (рахунки готелю, квитки з посадковими талонамии (за наявності), чеки, виписки з карткових рахунків (особистого та КПК- в залежності від того, з якої картки проводилася оплата)

Після повернення з відрядження працівник має надати всі підтверджуючі документи по витратам до бухгалтерії.

Авансовий звіт складається з урахуванням норм п. 170.9.4 ПКУ (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965):

"170.9.4. ...У разі якщо під час відрядження або виконання окремих цивільно-правових дій платник податку застосував платіжні інструменти, включаючи корпоративні (бізнесові) платіжні інструменти або особисті платіжні інструменти, чи їх реквізити, для проведення розрахунків у безготівковій формі та/або для отримання готівки в межах суми добових витрат та за відсутності оподатковуваного доходу, звіт про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, не складається і не подається."

Додатково - ЗІР (103.17, https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=40110)

Раді допомогти, звертайтесь ще!