Регламент документообігу та обліку пального для ГО платника ПДВ

З огляду на те, що ГО є платником ПДВ та використовує лише один автомобіль, доцільно організувати максимально простий, але достатній для підтвердження господарського використання пального документообіг.
Після кожної заправки водій повинен зберігати чек АЗС, а після закінчення місяця передавати бухгалтеру або відповідальному координатору чеки, інформацію про пробіг автомобіля та документ, що підтверджує здійснені поїздки. Додатково бухгалтер щомісяця має отримувати від постачальника пального звіт за паливною карткою, видаткову накладну або акт та контролювати наявність зареєстрованої податкової накладної.
Для обліку пального доцільно вести аналітику на рахунку 203 окремо за паливом, що обліковується на паливній картці рах.203.1, та паливом, яке фактично знаходиться в баку автомобіля рах.203.2. При цьому придбання пального відображається проведеннями Дт 203 Кт 631 та Дт 641 Кт 631, переміщення пального з картки до бака — внутрішніми аналітичними записами, а списання використаного пального — проведенням Дт 949 (або іншого рахунку витрат відповідно до облікової політики) Кт 203.
Схема проводок
Передоплата за пальним постачальнику (АЗС): Дт 371 — Кт 311 (на суму з ПДВ)
Отримання податкової накладної (ПК з ПДВ): Дт 6415 — Кт 6441
Оприбуткування палива на картку (за накладною): Дт 203.1 — Кт 631 (на вартість без ПДВ) + Дт 6441 — Кт 631 (ПДВ).
Списання пального в бак (переміщення): Дт 203.2 — Кт 203.1
Для підтвердження зв'язку витрат на пальне зі статутною діяльністю ГО доцільно затвердити внутрішню форму подорожнього листа або звіту про використання автомобіля. Незважаючи на те, що типова форма подорожнього листа наразі не є обов'язковою, документ повинен містити дату поїздки, маршрут, її мету, показники спідометра на початок і кінець використання автомобіля, пробіг та фактичні витрати пального. Саме цей документ підтверджуватиме господарський характер використання автомобіля.

Для контролю витрат пального бажано видати наказ про встановлення норми витрат для конкретного автомобіля на підставі технічної документації виробника або Норм № 43 як довідкового документа. Щомісяця фактичні витрати пального слід порівнювати з розрахунковими, виходячи з пробігу автомобіля та затвердженої норми.

Щодо ПДВ, податковий кредит формується на підставі зареєстрованої в ЄРПН податкової накладної від постачальника пального. Для контролю правильності його відображення рекомендується щомісяця звіряти дані звіту АЗС, первинних документів на придбання пального, документів на його списання та залишків пального на кінець місяця. Якщо автомобіль використовується виключно для здійснення статутної діяльності ГО, підстав для нарахування компенсуючих податкових зобов'язань за п. 198.5 ПКУ немає. Якщо ж автомобіль використовується також для негосподарських цілей, на відповідну частину витраченого пального необхідно нараховувати податкові зобов'язання з ПДВ.

Таким чином, для одного автомобіля достатньо мати наказ про норми витрат пального, звіт АЗС, первинні документи від постачальника, зареєстровану податкову накладну, подорожній лист або звіт про використання автомобіля та щомісячний акт списання пального. Такий комплект документів забезпечить належне ведення бухгалтерського обліку, підтвердження витрат і формування податкового кредиту з ПДВ.

https://7eminar.ua/news/13162-yak-pravilno-spisuvati-palne-z-203-raxunku-ci-mozna-vesti

Раді допомогти, звертайтесь ще!