Компенсація витрат працівника за використання авто: оподаткування та документи

1.Податкова служба часто трактує компенсацію працівникові як додаткове благо, що підлягає оподаткуванню ПДФО та військовим збором (листи від 05.01.2017 №104/6/99-99-13-02-03-15, від 08.12.2017 №2912/6/99-99-15-01-01-15/ІПК, від 15.01.2018 №143/6/99-99-13-02-03-15/ІПК, від 12.01.2021 №128/ІПК/99-00-04-03-03-06; роз’яснення ГУ ДПС у Чернівецькій області).
Навіть вартість пального, придбаного підприємством для автомобіля, який працівник використовує у службових цілях, податківці нерідко трактують як додаткове благо (лист ГУ ДФС у м. Києві від 23.01.2017 №1244/10/26-15-13-01-12).
Суди, здебільшого, не підтримують податківців і стають на бік платників податків, якщо компенсаційні виплати належно документовані (ухвали Львівського апеляційного адміністративного суду від 27.02.2014 у справі №2а-3190/12/1370 (підтримана ВАСУ); Житомирського апеляційного адміністративного суду від 19.09.2013 у справі №817/1691/13-а (підтримана ВАСУ); постанова ВС від 09.03.2021 у справі №160/3026/19). Наприклад, подорожні листи, накази та акти підтверджують, що витрати були пов’язані з господарською діяльністю, а не є особистими.
Тобто, з позиції судів, компенсація за пальне, витрачене у межах господарської діяльності підприємства, не є додатковим благом, оскільки вона не має особистого характеру і надається винятково для виконання працівником трудових функцій. Тож шанси уникнути визнання компенсації додатковим благом, нехай і через суд, цілком реальні.
Тому, щоб уникнути можливості розцінки компенсації за використання особистого автомобіля працівником у службових цілях як додаткове благо, важливо чітко прописати умови її виплати в трудовому договорі, колективному договорі, а також у внутрішніх актах підприємства. Адже згідно з Податковим кодексом України (ПКУ), така компенсація не буде вважатися додатковим благом, якщо вона передбачена трудовим договором або колективним договором і пов’язана із виконанням трудових обов’язків (пп. «а» пп. 164.2.17 ПКУ). Також слід забезпечити належне документальне підтвердження використання пального, наприклад, у вигляді подорожніх листів, що дозволяють визначити обсяги витраченого пального (з показниками спідометра), а також напрямки і графік використання автомобіля (робочі чи позаробочі години та дні).
2. Ні,окремий наказ на виплату компенсації щомісяця видавати не обов’язково, якщо порядок її нарахування та виплати, розмір компенсації або механізм його визначення вже встановлені наказом про використання автомобіля чи іншим внутрішнім документом підприємства. Водночас якщо сума компенсації залежить від фактичної інтенсивності використання автомобіля (кількості поїздок, відпрацьованого часу тощо), роботодавець повинен мати документи, що підтверджують підстави для її розрахунку за відповідний місяць.

https://7eminar.ua/news/9418-kompensaciya-za-vikoristannya-avto-pracivnika-u-sluzbovix-cilyax

Раді допомогти, звертайтесь ще!