Питання законності дати обліку видаткових накладних у документах

З позиції законодавства, визначальною для обліку є дата формування накладної, а не дата її електронного засвідчення контрагентами.

Відповідно до ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#n155), первинні документи можуть бути складені як у паперовій, так і в електронній формі, за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг. При цьому ключовим є не дата накладання підпису, а дата складання документа та факт здійснення господарської операції. Саме ці показники визначають, у якому звітному періоді відображати операцію.

Норми бухгалтерського обліку прямо вимагають відображати господарські операції у тому звітному періоді, в якому вони були здійснені. Якщо операція фактично відбулася у травні і документ складений датою 31.05, то вона має бути віднесена в обліку саме до травня.

Дата накладання КЕП у червні не змінює суті господарської операції та періоду її визнання.

Податкова позиція також підтверджує цей підхід. Зокрема, в ІПК ДПС від 14.05.2024 № 2722/ІПК/99-00-21-02-02 зазначено, що господарські операції відображаються у періоді їх здійснення незалежно від дати оформлення або підписання первинного документа. Якщо дата складання документа і дата підписання припадають на різні періоди, визначальним фактором залишається саме дата здійснення операції.

Водночас важливо, щоб первинний документ був належним чином оформлений. Електронний документообіг не змінює базових принципів бухгалтерського обліку. КЕП лише підтверджує автентичність документа і волевиявлення сторін, але не визначає момент здійснення господарської операції. Тому різниця між датою документа і датою підписання є цілком допустимою практикою.

Щодо фіксації умов у договорі

Прописати в договорі те, що датою обліку вважається дата накладної, є абсолютно законним.

Стаття 207 ЦКУ (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n1173) та Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» дають право сторонам самостійно погоджувати порядок організації електронного документообігу в договорах. Фіксація цього правила в договорі захистить вас під час перевірок ДПС, якщо контрагент затягує з підписанням документів.

Раді допомогти, звертайтесь ще!