Повернення сплаченого штрафу: оформлення дебет-ноти та документи

Таку дебет-ноту ви оформлюєте у вигляді претензії, де вказуєте, що це відшкодування шкоди (понесених збитків в зв'язку зі сплатою штрафних санкцій) і можете вказати посилання на реквізити документа, по якому було нарахування штрафу.

Відшкодування такого штрафу з боку вашого контрагента буде для вас іншим доходом.
Тому його нарахування на підставі узгодженої претензії буде проводками Дт 377 - Кт 719.
Дт 311 (312) - Кт 377 - отримання коштів по такому відшкодуванню.

Так як така операція не є операцією з постачання товарів чи послуг, то вона не є об'єктом оподаткування ПДВ. Це прямо передбачено пп.188.1 ПКУ.
До складу договірної (контрактної) вартості не включаються суми неустойки (штрафів та/або пені), три проценти річних від простроченої суми та інфляційні витрати, відшкодування шкоди, у тому числі відшкодування упущеної вигоди за рішеннями міжнародних комерційних та інвестиційних арбітражів або іноземних судів, що отримані платником податку внаслідок невиконання або неналежного виконання договірних зобов’язань.
https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n4551

Щодо відшкодуванню водію по авансовому звіту, то тут теж ви все зробили правильно і вимагати повернення коштів від водія не потрібно. Адже він поніс витрати, які ви відшкодували цілком законно на підставі отриманих документів.
Тому у вас виникали витрати у квітні, а в періоді отримання коштів від контрагента просто виникне дохід.

Раді допомогти, звертайтесь ще!