Оформлення документів для ЗЕД: оригінали, інвойси, підписи та печатки

Оригінал паперового документу повинен бути роздрукований і підписаний "живими" підписами відповідальних осіб.

Щодо наявності печатки, то вона може бути не обов'язково. Адже дехто від неї просто відмовився, в окремих країнах взагалі може не бути такого атрибуту і існувати лише підпис чи різновид штампу.
Тобто, оригінал документу (договору, інвойсу тощо) - це перший його примірник.
Всі інші відтворення будуть копіями.

Щодо сканкопій, то для надання в банк, наприклад, такої сканкопії буде достатньо. Адже по суті ви і так передаєте в банк саме завірену копію документу, якщо це стосується зарахування коштів чи перевірки операцій. Аналогічно і на митниці, при митному оформленні митному брокеру зазвичай достатньо лише копії, які від підвантажує і документи при митному оформленні.

Сам же оригінал можуть просити податківці в ході документальної перевірки і в разі необхідності окремих досліджень в тому числі і щодо підписів, при розгляді окремих справ в судовому порядку.

Тому по законодавству ви повинні зберігати у себе саме оригінали документів. Хоча у випадках інвойсів, особливо в разі послуг, копій нормально сприймаються податківцями, в тому числі й завантажені з особистих кабінетів у випадку якихось електронних чи дистанційних послуг.

Раді допомогти, звертайтесь ще!