Правила формування назви товару в обліку для ПДВ-платників

Давайте розбиратися:

Через дію системи електронного адміністрування ПДВ та перевірку кодів УКТ ЗЕД, будь-яка розбіжність у назві на ланцюжку "імпорт - продаж" може призвести до блокування податкових накладних та інших наслідків.

1. Інвойс чи МД

Для визначення номенклатури при оприбуткуванні базовим первинним документом є інвойс постачальника. Митна декларація використовується для податкових цілей і контролю та має бути узгоджена за змістом з інвойсом.

• Згідно з частиною 2 статті 9 Закону України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" № 996-XIV https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#n155 , первинні документи повинні бути складені під час здійснення господарської операції або безпосередньо після її закінчення. Інвойс, виписаний іноземним постачальником, фіксує сам факт передачі права власності на конкретний перелік товарів за узгодженою ціною.
• Митна декларація, відповідно до пункту 20 частини 1 статті 4 Митного кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/4495-17#n316 , є заявою встановленої форми, де зазначаються відомості про товари та митний режим. МД є первинним документом виключно для формування Ваших витрат по митних зборах та для відображення податкового кредиту з ПДВ (згідно з п. 201.12 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n5052 ), але не для визначення назви товарів.
• Податківці зазвичай кажуть, що так, назву беремо з інвойсу, але наполегливо вимагають, щоб вона корелювала з описом у графі 31 МД.

2. Назви товару в номенклатурі та переклад

• Відповідно до підпункту "е" пункту 201.1 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n5052 , опис (номенклатура) товарів/послуг є обов'язковим реквізитом податкової накладної. Назва товару в ПН має чітко відповідати назві в первинних документах на оприбуткування.

Правила перекладу та мови: Згідно з пунктом 1.4 розділу І Положення Мінфіну № 88 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0168-95#n11 , усі первинні документи мають складатися українською мовою.

• Назву з інвойсу необхідно перекласти українською мовою. Переклад має бути точним і відповідати суті товару.
• Якщо оригінальна назва містить артикули, торгові марки чи міжнародні абревіатури (наприклад: Смартфон Apple iPhone 15 Pro Max 256GB), перекладати назву бренду "Еппл Айфон" не потрібно. Державна податкова служба у Своїх роз'ясненнях у Базі знань ЗІР (категорія 101.16 https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=32916 ) дозволяє використовувати іноземні слова, торгові марки та артикули в номенклатурі, якщо вони допомагають ідентифікувати товар.
• Орієнтир на УКТ ЗЕД: Відповідно до пункту 201.1 статті 201 ПКУ, для імпортного товару обов'язковим реквізитом є код УКТ ЗЕД (на всіх етапах постачання в Україні). Бажано, щоб Ваш український переклад назви за логікою не суперечив офіційному українському найменуванню товарної позиції в Митному тарифі України (Закон № 2697-IX). Якщо митники у графі 31 МД назвали товар інакше, ніж Ви переклали інвойс, доцільно додати митну назву через кому, щоб не "рвати" ланцюжок.
• Найкраще - зробити в картці товару подвійну назву. Спочатку пишеться український переклад, а в дужках - оригінальне англійське (чи інше) найменування за інвойсом та торгова марка (артикул).

Приклад правильної подвійної номенклатури: Ноутбук ASUS Zenbook (Notebook ASUS Zenbook 14 UX3402), арт. 90NB0W91.

Приклад однієї назви: [Загальна назва українською за МД] [Бренд/Модель іноземною] [Артикул/Технічні параметри]. Приклад: Монітор LCD 27" Asus VA27EHE (90LM0541-B01170).

3. "Які наслідки у випадку неправильного формування назви?"

Якщо Ви оприбуткували товар під однією назвою, а реалізуєте (виписуєте рахунки та ПН) під зовсім іншою

ПДВ

• Блокування ПН: Автоматизована система ДПС (СМКОР) працює за перехресним принципом на підставі Постанови КМУ № 1165. Робот бачить Вашу віртуальну "таблицю даних" на складі: за кодом УКТ ЗЕД у Вас зайшов "Монітор", а продаєте Ви "Екран телевізійний" (навіть за тим самим кодом УКТЗЕД). Робот розцінить це як "пересорт" (невідповідність обсягів придбання та реалізації) і миттєво заблокує ПН за критеріями ризиковості операцій.
• Якщо ПН проскочить робота, але назва в ній не відповідатиме інвойсу та МД, ДПС під час перевірки Вашого покупця визнає цю ПН складеною з порушенням пункту 201.1 ПКУ. Покупцю знімуть податковий кредит, а Вашому ТОВ доведеться виправляти помилку через розрахунок коригування.

Податок на прибуток

• Під час документального аудиту інспектори заявлять, що оскільки назви товарів не збігаються, Ви продали не той товар, який імпортували. Імпортований товар визнають "лишком на складі", а реалізований - "продажем необлікованого майна". На підставі статті 123 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n2416 Вам донарахують 18% податку на прибуток та випишуть штраф 25% за умисне викривлення бази оподаткування.
• Окрім цього, за неправильне ведення податкового обліку та викривлення первинки на головбуха накладуть штраф за статтею 163-1 КУпАП https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/80731-10#n1391 (від 85 до 170 грн).

Отже: Оприбутковуйте товар за інвойсом, але обов'язково робіть офіційний український переклад із збереженням артикулів та оригінальних назв у дужках. Слідкуйте, щоб ця назва "один в один" переходила у Ваші видаткові накладні та податкові накладні при реалізації.

Раді допомогти, звертайтесь ще!