Легітимізація автомобіля на балансі без документів та наказу

На нашу думку, потрібно провести позапланову інвентаризацію.

Інвентаризаційна комісія:

• Фіксує фактичну наявність автомобіля (марка, модель, VIN-код, державний номерний знак, пробіг).
• Складає Інвентаризаційний опис.
• Звіряє фактичні технічні дані з даними технічного паспорта та бухгалтерського обліку.

Оскільки автомобіль уже обліковується на балансі, інвентаризація не проводить «оприбуткування надлишків» (що призвело б до зайвого визнання доходу), а документально підтверджує та легітимізує наявний актив.

На підставі затвердженого Протоколу інвентаризаційної комісії бухгалтер складає Бухгалтерську довідку (керуючись п. 2.4 Положення Мінфіну № 88). Ця довідка виконує роль первинного документа. У ній зазначаються:
Історія об'єкта: дата взяття на облік (2011 рік, операція вводу початкових залишків). Вартісні показники: балансова (первісна) вартість, сума нарахованого зносу (амортизації) та залишкова вартість на поточну дату.

Підстава: посилання на серію та номер діючого техпаспорта. Завірена копія техпаспорта додається до довідки.

Після завершення інвентаризації керівник КП видає Наказ, де підтверджуються (або встановлюються заново, якщо вони були втрачені) строк корисного використання, ліквідаційна вартість та метод амортизації автомобіля.

На виконання наказу оформлюється Акт введення в експлуатацію (або поточний Акт за формою № ОЗ-1). В акті робиться обов'язкова примітка: «Документ складено на підставі протоколу інвентаризації №... від ... для відновлення втраченої облікової документації на автомобіль, який фактично перебуває в експлуатації КП з 2011 року».

Оскільки майно КП є власністю територіальної громади, направляється офіційний лист до профільного департаменту/управління ОМС (або виконкому ради) з матеріалами інвентаризації та копією техпаспорта. У листі необхідно попросити Засновника підтвердити право господарського відання КП на цей автомобіль (шляхом видання розпорядження голови або рішення виконкому/ради) та перевірити його наявність у загальному Реєстрі комунального майна громади.

Раді допомогти, звертайтесь ще!