Обов'язкові поля в подорожніх листах та ризики перевірок ДПС

Податкові органи хочуть бачити детальний маршрут

Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» встановлює вимоги до первинних документів (п. 2 ст. 9 Закону про бухоблік https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#n155). Водночас подорожній лист прямо не віднесений до первинних документів. Проте для того, щоб подорожній лист мав юридичну силу та доказове значення (зокрема, у спорах щодо підтвердження реальності перевезень або транспортних витрат), його реквізити мають відповідати вимогам, установленим для первинних документів.

Під час перевірок податкові органи звертають увагу на правильність оформлення подорожніх листів. У разі неналежного заповнення вони можуть ставити під сумнів реальність господарських операцій або зв’язок витрат із господарською діяльністю підприємства. При цьому самої лише наявності подорожніх листів недостатньо для підтвердження фактичного виконання транспортної роботи чи господарського характеру витрат. Для контролю за господарським використанням подорожній лист повинен містити також маршрут, навіть якщо це стандартний шлях між однотипними пунктами. Бажано вносити не тільки адресу, але й назву підприємства чи підрозділу, до якого прямував автомобіль, ціль поїздки, показники спідометра на початок і кінець кожного робочого дня. Якщо ці дані відсутні, податкова поставить під сумнів зв’язок витрат із господарською діяльністю підприємства.

Питання господарського використання транспортного засобу є важливим і для ПДВ-обліку. Якщо придбані ПММ були використані поза межами господарської діяльності, підприємство повинне нарахувати компенсуючі податкові зобов’язання відповідно до п. 198.5 ПКУ. Тому підприємству важливо мати документи, які підтверджують зв’язок поїздок із господарською діяльністю. Саме тому доцільно зазначати у подорожньому листі або іншому аналогічному документі маршрут поїздки. Альтернативно підприємство може оформлювати інші документи, які підтверджують переміщення автомобіля, наприклад маршрутні листи.

Судова практика також свідчить про прискіпливий підхід податкових органів до оформлення подорожніх листів. Особливу увагу приділяють наявності інформації, яка дозволяє ідентифікувати використання пального саме в господарській діяльності: маршрут руху, час роботи автомобіля, показники спідометра, вид пального, підписи відповідальних осіб тощо. Зокрема, у постанові Верховного Суду від 02.06.2022 у справі № 160/70/19 податковий орган поставив під сумнів правомірність списання ПММ через те, що подорожні листи, на його думку, не містили достатньої інформації, зокрема маршрутів перевезення та адрес контрагентів. Однак суд дійшов висновку, що затверджена підприємством форма подорожнього листа містила достатній обсяг даних для визначення фактичного використання ПММ. Незважаючи на окремі недоліки оформлення, документи дозволяли встановити дату і час поїздки, маршрут руху, пробіг автомобіля та відстань до замовників. Ключове значення має те, щоб документ, який використовується як аналог подорожнього листа, містив обов’язкові реквізити первинного документа, передбачені ст. 9 Закону про бухоблік. Відсутність окремих необов’язкових реквізитів сама по собі не є підставою для визнання такого документа недійсним.

Більше тут: https://7eminar.ua/news/1998-podoroznii-list#podorozhnii-lyst-obovyazkovi-rekvizyty

Раді допомогти, звертайтесь ще!