Витрати на відрядження: документи для апартаментів та таксі

Так, витрати на проживання в апартаментах та таксі під час закордонного відрядження можна включити до витрат, але для неоподаткування таких сум однієї лише виписки з картки недостатньо.

Витрати на проживання в апартаментах через Booking.com можуть включатися до витрат на відрядження, оскільки відповідно до пп. 170.9.1 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text витрати на найм житлового приміщення не є оподатковуваним доходом працівника.

Для підтвердження таких витрат необхідні рахунок або інвойс від власника апартаментів чи готелю та банківська виписка в електронній або паперовій формі, яка містить інформацію про платіжну операцію згідно з пп. 170.9.2 Податкового кодексу України. Підтвердження бронювання з Booking.com саме по собі підтверджує лише факт бронювання, а не факт проживання.

Якщо підприємство компенсує працівнику витрати лише на підставі банківської виписки без рахунку або інвойсу від надавача послуг, така компенсація буде оподатковуваним доходом працівника відповідно до пп. 164.2.17 Податкового кодексу України. У такому випадку сума оподатковується ПДФО за ставкою 18% із застосуванням коефіцієнта 1,21951 та військовим збором за ставкою 5%.

Витрати на таксі через Bolt або Uber також можуть включатися до витрат на відрядження, оскільки пп. 170.9.1 Податкового кодексу України дозволяє враховувати витрати на проїзд за місцем відрядження.

Для підтвердження витрат на таксі працівник має надати електронну квитанцію (e-receipt), яка формується сервісом після поїздки та містить маршрут, дату, вартість і дані перевізника, а також банківську виписку, що підтверджує списання коштів.

Якщо є лише банківська виписка або скріншот маршруту без електронної квитанції від сервісу, така компенсація буде оподатковуваним доходом працівника.

Витрати у закордонному відрядженні, підтверджені документами у валюті, відображаються в обліку за курсом НБУ на дату затвердження авансового звіту відповідно до НП(С)БО 21 «Вплив зміни валютних курсів» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0515-00. Саме витрати у валюті, зазначені у підтвердних документах, є валютним об’єктом обліку, який підлягає перерахунку за курсом НБУ згідно з п. 5 НП(С)БО 21.

Тому якщо працівник надав документи на суму, наприклад, 1000 євро, витрати на відрядження визначаються шляхом перерахунку цієї суми за курсом НБУ на дату затвердження авансового звіту, а не за фактичною сумою гривні, списаною банком з картки працівника.

Різниця між сумою, списаною банком за комерційним курсом, та сумою витрат, визначених за курсом НБУ, не є курсовою різницею у розумінні п. 4 НП(С)БО 21. Така різниця фактично є банківськими витратами, пов’язаними з конвертацією валюти та банківськими комісіями.

У разі використання особистої картки працівника компенсація такої «банківської» різниці підлягає оподаткуванню ПДФО та військовим збором, оскільки пп. 170.9.1 Податкового кодексу України не містить норми про звільнення від оподаткування компенсації банківських витрат, понесених працівником при використанні особистої картки.

При цьому п. 4 розд. І Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Мінфіну №59, передбачає можливість відшкодування комісійних витрат, пов’язаних із використанням платіжних карток та конвертацією валюти. Однак ця норма не є податковою та сама по собі не звільняє такі компенсації від оподаткування ПДФО та військовим збором.

Докладніше дивіться у статті: https://7eminar.ua/news/8849-grivnevi-kartki-u-valyutnomu-vidryadzenni

Раді допомогти, звертайтесь ще!