Акт інвентаризації для стягнення недостачі товару з особи

Давайте розбиратися:

Ситуація досить напружена, особливо коли матеріально відповідальна особа (МВО) намагається звільнитися в розпал конфлікту.

Для того, щоб сума у 100 тис. грн стала реальним боргом, а не просто цифрою в звіті сторонньої компанії, Вам потрібно правильно легалізувати ці результати.

1. Документальне оформлення для суду

Результати незалежної інвентаризації самі по собі є лише підставою. Внутрішня процедура має відповідати Положенню про інвентаризацію активів та зобов’язань, затвердженому наказом Мінфіну № 879.

• Наказ та комісія: Навіть якщо залучено аутсорс, на підприємстві має бути створена інвентаризаційна комісія (наказ по ТОВ). Представники сторонньої компанії можуть бути включені до неї або діяти як експерти.
• Інвентаризаційний опис та Звіряльна відомість: Відповідно до п. 15 розд. II Положення № 879 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1365-14#n51 , виявлені розбіжності фіксуються у звіряльних відомостях. МВО має підписати опис перед початком ("претензій до комісії не маю") та після закінчення.
• Пояснення МВО: Згідно зі ст. 138 КЗпП https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n814 , для покладення на працівника матеріальної відповідальності роботодавець зобов'язаний отримати письмові пояснення. Якщо особа відмовляється - обов’язково складайте Акт про відмову від надання пояснень. Без цього акта суд може стати на бік працівника через порушення процедури.

2. Звільнення за статтею 38 КЗпП https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n218

Тут "зрада": Ви не маєте права відмовити у звільненні, якщо працівник вказує на поважну причину (переїзд), згідно зі ст. 38 КЗпП. Законодавство не дозволяє затримувати трудову книжку чи не видавати наказ через недостачу.

Проте, звільнення не знімає матеріальної відповідальності. Відповідно до ст. 130 КЗпП https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n754 , працівники несуть відповідальність за шкоду, заподіяну підприємству. Навіть після "розрахунку" Ви маєте право подати позов до суду протягом одного року з дня виявлення шкоди (ст. 233 КЗпП) https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n1246 . Головне - зафіксуйте в наказі про звільнення та в акті приймання-передачі справ (якщо він буде), що майно не здане в повному обсязі.

3. Бухгалтерський облік та "зависання" суми

Не вздумайте відразу списувати це на витрати без визнання винної особи, якщо збираєтеся судитися.

• Виявлена недостача відображається: Дт 947 - Кт 281 (сума 100 тис. грн).
• Одночасно сума відображається на позабалансовому рахунку 047 до моменту встановлення винної особи.
• Як тільки Ви подаєте до суду і маєте підстави вважати, що стягнення реальне (або є наказ про визнання вини працівником): Дт 375 - Кт 716.

Це дозволить Вам не "завалювати" фінансовий результат раніше часу і коректно відобразити дебіторку за відшкодуванням збитків. Що стосується ПДВ, то згідно з п. 198.5 ст. 198 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n4931 , Вам доведеться нарахувати "компенсуючі" податкові зобов'язання, оскільки товар не був використаний у господарській діяльності (бо він просто зник).

Висновок: Раджу Вам звільнити особу в день, про який вона просить, щоб не отримати ще й позов за затримку трудової. Але паралельно зафіксуйте відмову від підписання акта інвентаризації (якщо вона не підписує) при свідках і готуйте позовну заяву. В суді Вашим головним козирем буде саме "чистота" процедури інвентаризації за Положенням № 879, а не просто договір з аудиторами.

Раді допомогти, звертайтесь ще!