Облік відрядження без добових: правила та рекомендації для підприємств

Виконання роботи поза межами визначеного робочого місця має бути визнано відрядженням або роз’їзною роботою.

Відрядження - це поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства, установи, організації для виконання службового доручення поза місцем постійної роботи з дотриманням гарантій ст. 121 КЗпП (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n719):

Працівникам, які направляються у відрядження, виплачуються: добові за час перебування у відрядженні, вартість проїзду до місця призначення і назад та витрати по найму жилого приміщення в порядку і розмірах, встановлюваних законодавством.

За відрядженими працівниками зберігаються протягом усього часу відрядження місце роботи (посада).

Працівникам, які направлені у службове відрядження, оплата праці за виконану роботу здійснюється відповідно до умов, визначених трудовим або колективним договором, і розмір такої оплати праці не може бути нижчим середнього заробітку.

Якщо такі поїздки вважати відрядженням, згідно з пп. 170.9.1 ПКУ (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965), фактична кількість днів перебування у відрядженні визначається згідно з наказом про відрядження за наявності одного чи декількох документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні).
Будь-які витрати на відрядження не включаються до оподатковуваного доходу платника податку за наявності документів, що підтверджують зв’язок такого відрядження з господарською діяльністю роботодавця або сторони, що відряджає, зокрема (але не виключно): запрошень сторони, що приймає, діяльність якої збігається з діяльністю роботодавця; укладеного договору чи контракту; інших документів, які встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини; документів, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах та інших заходах, тематика яких збігається з господарською діяльністю роботодавця.

Якщо специфіка роботи працівника полягає у постійних роз’їздах, кожну таку поїздку вважати відрядженням недоцільно, натомість можна встановити працівнику роз’їзний характер роботи і призначити відповідну доплату.
Поняття "роз’їзного характеру роботи" в українському законодавстві не врегульовано.
У Листі від 17.11.2006 № 307/13/133-06 (https://zakon.rada.gov.ua/rada/show/v0307203-06#Text) Мінпраці констатувало, що підприємство самостійно вирішує доцільність встановлення та розмір надбавок (польового забезпечення) до тарифних ставок і посадових окладів працівників, робота яких виконується вахтовим методом, постійно проводиться в дорозі або має роз'їзний (пересувний) характер робіт.
Перелік працівників, яким встановлюється зазначена надбавка, а також її розмір встановлюється роботодавцем самостійно.
Виходячи з цього, на нашу думку, кожен роботодавець має можливість самостійно вирішувати, що вважати роз’їзним характером роботи, кому встановлювати відповідну доплату і за які дні рахувати. Ці питання прописуються у колективному договорі, а за його відсутності - у положенні про оплату праці чи окремому наказі роботодавця або індивідуальному трудовому договорі.
Врахуйте, що відшкодувати без оподаткування добові та витрати під час поїздок при роз’їзному характері роботи не можна.

Раді допомогти, звертайтесь ще!