Витрати на ремонт крану: хто несе відповідальність за них

Ви можете покласти ці витрати на підприємство, оскільки це прямо передбачено вашим договором оренди. Для ФОП 3-ї групи вартість проведеного вами ремонту не буде вважатися оподатковуваним доходом у періоді його проведення, оскільки ремонт здійснюється орендарем для забезпечення власної господарської діяльності.

Згідно зі статтею 776 Цивільного кодексу України, капітальний ремонт проводить орендодавець, а поточний — орендар, якщо інше не встановлено договором. Оскільки у вашому договорі чітко вказано, що всі види ремонтів (капітальний, поточний), ТО та заміна шин покладаються на орендаря, підприємство має повне юридичне право здійснювати ці витрати власним коштом.

Від того, як керівник підприємства класифікує заміну двигуна, залежить порядок обліку:

• Поточний ремонт: Згідно з Положенням №102, п. 1.3 та додаток Г, двигун є базовим агрегатом. Заміна одного базового агрегату зазвичай вважається поточним ремонтом, якщо вона спрямована лише на відновлення працездатності. У такому разі витрати списуються на витрати періоду: Дт 23, 91, 92, 93 — Кт 207, 631, 661.
• Поліпшення (капітальна інвестиція): Якщо заміна двигуна на більш потужний або новий призводить до збільшення майбутніх економічних вигід (збільшення строку служби крана, потужності), такі витрати визнаються поліпшенням згідно з НП(С)БО 7 «Основні засоби», п. 14.

Оскільки ви — мікропідприємство без податкових різниць:

Витрати на поточний ремонт та ТО (включаючи шини) одразу зменшують фінансовий результат до оподаткування (НП(С)БО 7, п. 15).
Витрати на поліпшення (заміна двигуна, якщо це визнано поліпшенням) капіталізуються. Ви створюєте об'єкт «Поліпшення орендованого майна» на субрахунку 117.Дт 153 — Кт 207, 631 (накопичення витрат); Дт 117 — Кт 153 (введення в експлуатацію).
Цей об'єкт амортизується протягом строку оренди (але не більше 3 років у вашому випадку). Сума амортизації щомісяця потрапляє до витрат.

Проведення ремонту орендарем за власний кошт не є доходом ФОП, оскільки ці витрати необхідні орендарю для експлуатації крана. ФОП на 3-й групі сплачує податок з доходу, отриманого в грошовій або негрошовій формі (Податковий кодекс України, ст. 292.1). Оскільки право власності на «поліпшення» (як окремий бухгалтерський об'єкт) залишається за орендарем до кінця договору, у ФОП доходу не виникає.
При поверненні крана: Якщо після закінчення оренди поліпшення (новий двигун) передаються ФОП безоплатно (без компенсації з його боку), у ФОП може виникнути дохід у сумі вартості таких поліпшень. Однак, якщо це був лише ремонт (відновлення до робочого стану), ризики мінімальні.

Обов'язково видайте наказ, де вкажіть, що згідно з договором оренди №... підприємство проводить ремонт/поліпшення крана для забезпечення його експлуатації.
Дефектний акт: Складіть акт із переліком несправностей, що підтверджує необхідність заміни двигуна.
Документи від СТО: Отримайте акт виконаних робіт із детальним переліком встановлених запчастин.

Раді допомогти, звертайтесь ще!