Алгоритм оформлення договору з сусіднім фермерським господарством

Укладання договору на послуги збирання врожаю з використанням пального замовника (давальницька схема) — це стандартна операція, але вона потребує чіткого документообігу, щоб уникнути ризиків визнання операції реалізацією пального (що вимагає акцизного складу та ліцензії на торгівлю).

1. Договірні відносини
У договорі про надання послуг зі збирання врожаю обов’язково пропишіть «давальницьку умову».

Формулювання: «Замовник забезпечує Виконавця пальним, необхідним для надання послуг. Виконавець зобов’язується використовувати отримане пальне виключно для виконання робіт за цим Договором на земельних ділянках Замовника».
Важливо: Пальне не переходить у власність Виконавця, а передається лише для використання.

2. Документальне оформлення передачі пального
Оскільки ви передаєте пальне в баки техніки іншого господарства, це має бути підтверджено документами:

Наказ по підприємству: Про проведення збору врожаю із залученням сторонньої техніки та порядок заправки цієї техніки власним пальним.
Накладна-вимога на відпуск (внутрішнє переміщення) або Акт приймання-передачі пального:

Складається в момент заправки техніки Виконавця.
У документі зазначається: марка авто/комбайна, держномер, ПІБ водія Виконавця.
Примітка: Робимо помітку «Без переходу права власності для виконання робіт згідно з Договором №...».

3. Контроль використання (Звіт Виконавця)
Це критичний документ для списання пального у вашому обліку.

Звіт про використання пального: Після завершення робіт (або періодично) Виконавець надає вам звіт, де вказано: скільки пального отримано, скільки фактично використано, обсяг виконаних робіт (га/т) та залишок (якщо є).
Акт наданих послуг: У ньому має бути посилання на те, що послуги виконані на пальному Замовника.

Відповідно до ст.840 ЦКУ

https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n4052

4. Бухгалтерський облік та списання
Ви не списуєте пальне одразу при заправці техінки сусіда, оскільки воно ще не використане на ваші потреби.

Передача пального:

Дт 203/Виконавець — Кт 203/Склад (Пальне в підзвіті у сторонньої організації).
Списання на витрати (на підставі Звіту Виконавця та Акту):

Дт 23 (Кукурудза 2025) — Кт 203/Виконавець.
Прийняття послуг зі збирання:

Дт 23 — Кт 631.

Порада: У подорожніх листах або змінних звітах комбайнерів Виконавця обов'язково має бути зазначено, що робота проводилася на полях вашого ФГ.

Відповідно до ст. 9 Закону про бухоблік (№ 996-XIV):

https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#n155

Важливі нюанси:
Ліцензія на зберігання: Вона дозволяє вам зберігати пальне для власних потреб. Використання його для збору власного врожаю (навіть залученою технікою) вписується в поняття "власні потреби".

ТТН на пальне: Якщо ви заправляєте техніку сусіда на своїй базі, ТТН не потрібна. Якщо ж ви везете пальне бензовозом у поле, де працює техніка сусіда, у вас має бути ТТН на переміщення пального до місця проведення робіт.

Раді допомогти, звертайтесь ще!