Правомірність використання автомобіля працівника у господарській діяльності підприємства

Так, використання автомобіля працівника за договором позички можливе.

Використання підприємством автомобіля працівника на підставі договору позички є правомірним, оскільки відповідно до ч. 1 ст. 827 ЦКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n3999 позичкодавець може безоплатно передати річ у користування на визначений строк. Автомобіль є неспоживною річчю, що відповідає вимогам такого договору.

Разом з тим, питання нотаріального посвідчення договору позички транспортного засобу залишається спірним. Формально ч. 4 ст. 828 ЦКУ передбачає необхідність нотаріального посвідчення, окрім випадків передачі наземних самохідних транспортних засобів. Однак у законодавстві відсутнє чітке визначення поняття «наземні самохідні транспортні засоби», що дає підстави податковим органам наполягати на обов’язковості нотаріального посвідчення.

Хоча судова практика здебільшого стає на бік платників податків і визнає, що автомобілі належать до наземних самохідних транспортних засобів і не потребують нотаріального посвідчення, така позиція не гарантує відсутність претензій з боку контролюючих органів.

З огляду на це, з практичної точки зору доцільно нотаріально посвідчити договір позички автомобіля, щоб мінімізувати податкові ризики та уникнути можливих спорів із ДПС.

У договорі позички необхідно чітко визначити сторони та об’єкт договору, зокрема зазначити дані працівника і підприємства, а також повний опис автомобіля: марку, модель, VIN-код, державний номер, рік випуску та підтвердження права власності працівника на транспортний засіб. Водночас слід прямо зафіксувати, що договір є саме договором позички, тобто передбачає безоплатне користування майном.

Обов’язково потрібно встановити строк користування автомобілем, визначивши дату початку та закінчення, можливість пролонгації та порядок повернення транспортного засобу після завершення договору.

Слід окремо прописати мету використання автомобіля - виключно для господарської діяльності підприємства, із зазначенням заборони або умов особистого використання, щоб підтвердити виробничий характер витрат і уникнути податкових ризиків.

Також у договорі варто врегулювати розподіл витрат на утримання автомобіля, включаючи технічне обслуговування, ремонт, страхування та інші витрати. Хоча за загальними підходами витрати на використання несе користувач, сторони можуть самостійно визначити інший порядок.

Окремо потрібно визначити відповідальність сторін, зокрема за пошкодження автомобіля, участь у ДТП, сплату штрафів, а також порядок відшкодування збитків і питання страхування.

Бухгалтерський облік. У підприємства – користувача автомобіль, отриманий за договором позички, обліковується на позабалансовому рахунку 01 «Орендовані необоротні активи», оскільки відповідно до інструкції до цього рахунку на ньому відображаються активи, отримані у користування за договорами, зокрема оренди або інших подібних правочинів, без переходу права власності.

Витрати на пальне, яке використовується для експлуатації такого автомобіля, включаються до складу витрат підприємства залежно від напряму використання: виробничі (Дт 23), загальновиробничі (Дт 91), адміністративні (Дт 92), витрати на збут (Дт 93) або інші операційні витрати (Дт 94). Списання пального є правомірним за умови належного документального підтвердження, зокрема на підставі обліку пробігу (подорожні листи, журнали маршрутів, накази, затверджені норми витрат).

Щодо обліку безоплатно отриманих послуг у вигляді користування автомобілем, на практиці застосовуються два підходи. Перший полягає у невизнанні доходів і витрат, оскільки не виконуються критерії їх визнання відповідно до п. 5 НП(С)БО 15 «Дохід» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0860-99#o12 та п. 5 НП(С)БО 16 «Витрати» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0027-00#o12.

Другий підхід базується на принципі повного висвітлення інформації, передбаченому п. 6 розд. ІІІ НП(С)БО 1 «Загальні вимоги до фінансової звітності» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0336-13#n17, і передбачає відображення безоплатно отриманих послуг за справедливою вартістю одночасно у складі доходів і витрат: Дт 23, 91–94 – Кт 719.

У працівника – позичкодавця облік не ведеться, а дохід не виникає за умови, що він не отримує жодної компенсації або інших вигод від підприємства в межах такого договору.

Податкові ризики:

• Ризик перекваліфікації. Податківці можуть розцінити договір як оренду, якщо буде прихована компенсація (наприклад, якщо витрати перевищують розумні межі).
• Безоплатно отримані послуги. Податкові органи можуть трактувати користування авто як безоплатно отриману послугу, що призводить до необхідності включення її вартості до доходу (за звичайними цінами) - особливо для платників єдиного податку (п. 292.1 ПКУ, пп. 14.1.71 ПКУ).
• ПДВ-ризики. При визнанні договору нікчемним податківці можуть вимагати нарахування компенсуючих податкових зобов’язань за п. 198.5 ПКУ (наприклад, щодо пального). Хоча судова практика часто на боці платників.
• ПДФО та військовий збір.Якщо доведуть, що працівник отримує вигоду (непрямий дохід), можуть нарахувати ПДФО 18% та ВЗ 5%.

Раді допомогти, звертайтесь ще!