Ризики перевиставлення витрат на проживання без договору ФОП

Давайте розглянемо Ваше питання:

Ситуація з «перевиставленням» витрат ФОП-підрядником без належного юридичного оформлення містить суттєві податкові ризики, особливо в контексті відсутності письмового договору.

1. Ризик кваліфікації доходу (для ФОП на Єдиному податку)

Якщо ФОП отримує від замовника компенсацію за проживання, ці кошти вважаються його доходом.

• Норма: Згідно з п. 292.1 ст. 292 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n7038 , доходом платника єдиного податку є будь-який дохід, отриманий у грошовій формі. Податковий кодекс не передбачає зменшення доходу ФОП-єдинника на суму понесених витрат (на відміну від загальної системи).
• Наслідок: Ви заплатите податок (5% якщо 3 група) з усієї суми компенсації. «Прогнати» гроші транзитом без податків ФОП не може, якщо тільки він не працює за договором комісії/доручення (п. 292.4 ст. 292 ПКУ ), що у вашому випадку відсутнє.

2. Ризик видів діяльності

• КВЕД: Якщо ви перевиставляєте витрати як окрему послугу (наприклад, «відшкодування проживання»), податкова може трактувати це як діяльність, не вказану у вашому реєстрі (наприклад, посередництво). Це веде до анулювання реєстрації платника ЄП (пп. 7 пп. 298.2.3 ст. 298 ПКУ). https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n7213
• Відсутність договору: Працювати «без договору» (на основі усних домовленостей або лише рахунків) ризиковано. Згідно зі ст. 208 (ЦКУ) https://zakon.rada.gov.ua/laws/main/435-15#n1183 , правочини між юридичною особою та ФОП мають укладатися у письмовій формі.

3. Ризик для Замовника (ТОВ на загальній системі)

Для замовника оплата проживання ФОП може бути розцінена як додаткове благо фізичної особи.

• Норма: Якщо у договорі (якого у вас немає) не прописано, що вартість проживання входить до вартості монтажних робіт, то податкова з посиланням на пп. «г» пп. 164.2.17 ст. 164 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3627 може вимагати від замовника нарахувати 18% ПДФО та 5% військового збору на суму оплаченого проживання.
• Позиція ДПС: Податківці часто вважають, що ФОП має самостійно забезпечувати свою діяльність. Якщо замовник оплачує за ФОП готель - це дохід фізособи (громадянина), а не підприємця.

Рекомендації: Найкращий та найбезпечніший шлях - включити витрати до вартості робіт.

• Укладіть письмовий договір (або хоча б обміняйтеся листами-замовленнями). У розділі «Вартість робіт» зазначте: «Вартість монтажних робіт становить [Сума], що включає витрати Виконавця на проїзд та проживання».
• Акт виконаних робіт: У акті не виділяйте проживання окремим рядком. Напишіть просто: «Монтажні роботи згідно з договором».
• Документи: ФОП сам оплачує готель, бере документи на своє ім'я та зберігає їх для підтвердження зв'язку витрат з діяльністю (хоча для 2-3 групи це необов'язково для розрахунку податку, але важливо для загального обліку).

Резюме: Перевиставляти витрати «чистою сумою» без договору - небезпечно. Це призведе до зайвих податків для ФОП або штрафів для Замовника як податкового агента. Найкраще - просто збільшити ціну монтажу на суму витрат.

Раді допомогти, звертайтесь ще!