Облік комплектуючих для товарів: документи та законні варіанти завезення

Якщо ви продаєте технічно складні побутові товари (ТСПТ), ви зобов’язані вести облік усіх товарних запасів (включаючи комплектуючі) за формою №496. Для імпорту з AliExpress необхідно мати інвойс та банківську виписку; купівля у іншого ФОП оформлюється накладною, а не актом закупівлі. Продаж зібраного пристрою без документів на деталі є ризикованим для першого ФОП через штраф у розмірі 100% вартості товару.

Згідно з п. 12 ст. 3 Закону про РРО, ФОП на єдиному податку, які здійснюють реалізацію ТСПТ, зобов'язані вести облік товарних запасів.

Важливо: обов’язок ведення обліку за Порядком №496 поширюється на всі товарні запаси, що знаходяться у місці продажу, а не лише на ті, що є ТСПТ.
Якщо ви використовуєте комплектуючі для збирання пристроїв, які є ТСПТ, ці деталі є вашими товарними запасами (сировиною/матеріалами). Ви повинні вносити дані про їх надходження до Форми обліку на підставі первинних документів до моменту початку їх використання або реалізації.

Податкові органи мають суворі вимоги до документів. Згідно з роз’ясненнями ДПС (див. Контекст 21), ТТН від маркетплейсів (AliExpress, Temu) не вважаються достатнім підтвердженням.

Вихід: Для підтвердження походження слід мати:Інвойс (Invoice): його можна завантажити в особистому кабінеті платформи. Він має містити назву товару, кількість та ціну.
Банківську виписку: документ, що підтверджує оплату саме з вашого підприємницького рахунку.
Митну декларацію: якщо товар ввозиться для підприємницької діяльності, він має бути розмитнений із оформленням декларації (МД-2 або МД-16 залежно від вартості). Ввезення як «особиста посилка» для подальшого продажу створює ризики визнання товару таким, що не має належного обліку.

Акт закупівлі зазвичай використовується при купівлі товарів у фізичних осіб (не підприємців). У такому разі ви стаєте податковим агентом і повинні утримати з виплати 18% ПДФО та 5% військового збору (згідно з новими ставками з 2025 року).
При купівлі у іншого ФОП слід використовувати Видаткову накладну. Це стандартний первинний документ, який ідентифікує постачальника (РНОКПП ФОП) та товар.

Схема «Імпорт без документів — Збирання — Продаж іншому ФОП»
Ця схема є ризикованою для обох сторін, але найбільше — для першого ФОП (виробника):

Для першого ФОП: Під час перевірки ви не зможете надати документи на походження комплектуючих. Згідно зі ст. 20 Закону про РРО, за реалізацію товарів, не облікованих у встановленому порядку, передбачено штраф у розмірі 100% вартості таких товарів за цінами реалізації (але не менше 170 грн).
Для другого ФОП: У нього буде накладна від вас, що формально підтверджує його «вхід». Проте, якщо податкова проведе зустрічну звірку, вона виявить відсутність ланцюжка походження у виробника.
Рекомендація: Для формалізації виробництва (збирання) складайте внутрішній документ — Акт виробництва або Акт комплектації, де зазначайте, які саме деталі (згідно з вашими вхідними документами/інвойсами) були використані для створення готового виробу.

Раді допомогти, звертайтесь ще!