Проведення ПДВ при стягненні коштів за неповернені матеріали

У вашій ситуації, оскільки з працівників стягуються кошти (відбувається компенсація вартості), операція розглядається як постачання товарів. Тому використання коду 13 (компенсуючі зобов'язання за п. 198.5 ПКУ) є некоректним. Вам слід нараховувати ПДВ за правилами п. 188.1 ПКУ, що зазвичай передбачає складання двох податкових накладних (ПН), якщо сума стягнення менша за ціну придбання майна.

Згідно з пп. 14.1.191 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17/ed20260101#n256 постачання товарів — це будь-яка передача права на розпоряджання товарами як власник, у тому числі продаж чи обмін. Оскільки працівник не повертає майно і компенсує його вартість, право власності фактично переходить до нього. Отримання компенсації (стягнення коштів) підтверджує характер операції як оплатного постачання.

Код 13 (за п. 198.5 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17/ed20260101#n4931) використовується лише тоді, коли товари використовуються в операціях, що не є об'єктом оподаткування або не є господарською діяльністю, без факту постачання. У вашому випадку відбувається саме постачання (реалізація майна працівнику).

База оподаткування визначається виходячи з договірної вартості (суми стягнення), але вона не може бути нижчою:

для придбаних товарів (одяг, взуття) — за ціну придбання;
для необоротних активів (якщо майно обліковувалося як ОЗ або МНМА) — за балансову (залишкову) вартість на початок періоду, в якому відбулося постачання.

Якщо сума, яку ви стягуєте з працівника, нижча за ціну придбання (або залишкову вартість) цього майна, ви маєте скласти дві ПН:

Перша ПН: Складається на суму фактичного стягнення з працівника. Оскільки працівник є неплатником ПДВ, у верхній лівій частині робиться помітка «X» та зазначається тип причини 02 (Складена на постачання неплатнику податку).
Друга ПН: Складається на суму перевищення ціни придбання (або залишкової вартості) над сумою стягнення. У такій ПН зазначається тип причини 15 (Складена на суму перевищення бази оподаткування над фактичною ціною постачання). Ця ПН не видається покупцю, а в полі «Отримувач» ви зазначаєте власні дані.

Якщо ви стягуєте з працівника повну вартість придбання майна (або сума стягнення вища за залишкову вартість МНМА), то складається лише одна ПН з типом причини 02 на фактичну суму стягнення.

Раді допомогти, звертайтесь ще!