Ризики відсутності передачі документації між директорами в компанії

Для попереднього директора відсутність передачі справ загрожує матеріальною відповідальністю за збитки та адміністративним/кримінальним переслідуванням за порушення, вчинені під час його повноважннь Для нового директора головний ризик полягає у «триваючих» правопорушеннях, неможливості коректно визначити межі «значних правочинів» та складнощах із доведенням своєї невинуватості у помилках попередника за відсутності акта приймання-передачі.

Попередній директор несе відповідальність за організацію бухгалтерського обліку та збереження документів. Відповідно до Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text (ст. 8, ч. 3), саме керівник забезпечує ведення обліку, фіксацію господарських операцій у первинних документах та їх зберігання. Непередача справ не звільняє його від відповідальності за відсутність або втрату документів.

Крім того, посадова особа відповідає за збитки, завдані товариству її діями або бездіяльністю (ст. 99-1 Цивільного кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n3863). Якщо через відсутність документів підприємство зазнає штрафів або втрат, такі суми можуть бути стягнуті підприємством з попереднього директора, в тому числі в судовому порядку. Також зберігається відповідальність за порушення, допущені під час його діяльності, зокрема за податкові правопорушення (ст. 163-1 Кодексу України про адміністративні правопорушення https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/80731-10) або кримінальні правопорушення (ст. 212 ККУ).

Для нового директора ризики виникають з моменту вступу на посаду. Якщо головний бухгалтер відсутній, обов’язок ведення обліку покладається на керівника (ст. 8, ч. 4 Закону №996). У такому випадку він відповідає за правильність подальшого ведення обліку і складання звітності.

Основний ризик — підписання звітності на підставі недостовірних або непідтверджених даних. Якщо помилки попередника не виправлені та продовжують впливати на облік, новий директор фактично підтверджує їх, підписуючи звітність, що може кваліфікуватися як окреме порушення. Також відсутність документів унеможливлює підтвердження активів, витрат і зобов’язань, що створює ризики донарахувань за Податковим кодексом України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text.

Додатково виникає ризик укладення правочинів без належного розуміння фінансового стану підприємства. Відповідно до Закону України «Про товариства з обмеженою та додатковою відповідальністю» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2275-19#Text (ст. 44), значні правочини потребують погодження учасників. Без достовірних даних про чисті активи є ризик порушення цієї норми та подальшої відповідальності.

Також новий директор зобов’язаний повідомити податковий орган про особу, відповідальну за ведення обліку (п. 66.4 Податкового кодексу України). Неподання або несвоєчасне подання такої інформації створює додаткові ризики.

Відсутність акта приймання-передачі справ ускладнює розмежування відповідальності між керівниками. Якщо новий директор не зафіксує факт непередачі документів, це може бути використано проти нього як підтвердження прийняття справ у належному стані.

Раді допомогти, звертайтесь ще!