Оцифрування трудових книжок: обов'язки роботодавця до 2026 року

Добрий день. Чи потрібно оцифрувати трудові книжки, якщо стаж набуто після 2004р. Якщо не оцифрувати до цієї дати трудові книжки до 10.06.2026р., що робити з паперовими трудовими книжками, якщо її не оцифрувати до цього часу по працівниках, які отримали трудовий стаж після 2004р. що робити з паперовоми трудовими книжками, чи виникає обов'язок з оцифрування по таких працівниках в роботодавця, наприклад при звільненні. Після 10.06.2026, якщо приймаємо працівника чи потрібно слідкувати, щоб працівника була оцифрована трудова книжка чи зважати, коли розпочався трудовий стаж до 2004 чи ні

ОК

Ольга, консультант

експерт

04.04.2026 | 23:02

Очікує відповідь

Так, потрібно.

Починаючи з 10.06.2021 відповідно до норм Закону України від 05.02.2021 № 1217-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі», роботодавцям надано п'ять років для переведення трудових книжок у електронний формат. Тобто повністю перейти на електронні трудові маємо до червня 2026 року.

Законодавство не містить якихось обмежень, які трудові не потрібно сканувати. Тож потрібно оцифрувати всі трудові книжки.

Норма щодо здійснення обліку трудової діяльності працівника в електронній формі в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування діє з 2021 року. Трудові книжки за попередні періоди слід завантажувати, також для того, щоб в реєстр підтягнулися реквізити наказів про прийняття / звільнення.

Після оцифрування, паперові книжки повертаються працівникам під підпис.

Законодавство не містить норми щодо необхідності перевіряти наявність ЕТК у працівника при прийнятті на роботу.

Раді допомогти, звертайтесь ще!