Використання ЄЦП для підписання внутрішніх документів: правила та можливості

Так, керівник може підписувати внутрішні документи електронним підписом, у тому числі через систему «Вчасно», за умови дотримання вимог законодавства та внутрішніх документів підприємства.

Електронний документ визнається повноцінним документом, якщо він містить обов’язкові реквізити та створений у вигляді електронних даних. Такий документ може існувати без паперового аналога і використовуватися для оформлення наказів, актів та кадрових документів (Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» https://zakon.rada.gov.ua/go/851-15, ст. 5).

Ідентифікація автора електронного документа здійснюється за допомогою електронного підпису, а накладання такого підпису завершує створення документа. Тобто кваліфікований електронний підпис керівника має таку ж юридичну силу, як і власноручний підпис, і може використовуватися для підписання внутрішніх документів (Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» https://zakon.rada.gov.ua/go/851-15, ст. 6, 7).

Суб’єкти електронного документообігу мають право застосовувати електронні підписи на підставі закону або за домовленістю між собою. Тому підприємство може внутрішнім наказом або положенням визначити перелік документів (накази, акти введення в експлуатацію, кадрові документи), які створюються та підписуються виключно в електронній формі (Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» https://zakon.rada.gov.ua/go/851-15, ст. 14).

Водночас необхідно забезпечити належне зберігання електронних документів та можливість перевірки їх цілісності і достовірності протягом установлених строків. Електронні документи повинні зберігатися у форматі, що дозволяє підтвердити автора, дату і час підписання (Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» https://zakon.rada.gov.ua/go/851-15, ст. 13).

Використання системи «Вчасно» можливе за умови, що вона забезпечує накладання та перевірку електронного підпису, фіксацію часу підписання, збереження документів і їх цілісність. Якщо документ підписується кількома особами (наприклад, акт введення в експлуатацію), кожна з них повинна накласти власний електронний підпис.

Отже, підприємство може повністю перейти на електронний формат внутрішніх документів без дублювання на папері, якщо впроваджено електронний документообіг, і для цього доцільно затвердити розпорядчим докментом
Є приклад Положення про електронний документообіг ТОВ

Раді допомогти, звертайтесь ще!