Оприбуткування товару без документів: як правильно оформити бухгалтерію

Як мало бути зроблено вірно

Якщо товар дійсно надійшов Вам на склад в 11/2025, то Ви мали б оприбуткувати цей товар на придставі приймального акту

Для тогоЮ щоб відобразити це надходження товару, Ви могли б скласти внутрішній акт чи бухдовідку про оприбуткування товару з посиланням на реквізити видаткової накладної постачальника, яка "в дорозі" (або без посилання на таку видаткову накладну, а з посиланням на приймальний акт про фактичне приймання товару).

Це дозволяє зробити Положення про документальне забезпечення записів в бухгалтерському обліку № 88 (наказ МФУ від 24.05.1998, https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0168-95#Text):

"2.5. ... Якщо правилами документообороту підприємства передбачена можливість відображення господарської операції, щодо якої на момент закінчення складання регістрів бухгалтерського обліку за звітний період від контрагента у терміни, встановлені законодавством, не отримано первинного документа, підставою для перенесення інформації про таку господарську операцію до регістрів бухгалтерського обліку є належним чином оформлений внутрішній первинний документ (акт), складений посадовою особою, відповідальною за приймання-відпуск товарно-матеріальних цінностей, робіт і послуг."

МФУ в листі від 21.03.2023 р. N 41010-07-5/7607 зазначає наступне:

"...Якщо правилами документообороту підприємства передбачена можливість відображення господарської операції, щодо якої на момент закінчення складання регістрів бухгалтерського обліку за звітний період від контрагента у терміни, встановлені законодавством, не отримано первинного документа, підставою для перенесення інформації про таку господарську операцію до регістрів бухгалтерського обліку є належним чином оформлений внутрішній первинний документ (акт), складений посадовою особою, відповідальною за приймання-відпуск товарно-матеріальних цінностей, робіт і послуг.
У місяці надходження від контрагента первинного документа щодо господарської операції, інформація про яку в минулих звітних періодах була перенесена до регістрів бухгалтерського обліку згідно з внутрішнім первинним документом (актом), до регістрів бухгалтерського обліку за звітний період переноситься інформація про таку господарську операцію, при цьому її обсяг зазначається шляхом коригування на суму різниці між оцінкою такої господарської операції за внутрішнім первинним документом (актом) та первинним документом, отриманим від контрагента.
Ураховуючи вищезазначене, якщо правилами документообороту на підприємстві буде визначено, що внутрішнім первинним документом для відображення господарської операції стосовно якої на момент закінчення складання регістрів бухгалтерського обліку за звітний період від контрагента у терміни, встановлені законодавством, не отримано первинного документа, може бути бухгалтерська довідка без складання іншого внутрішнього первинного документа (акта), то для цілей бухгалтерського обліку така бухгалтерська довідка може бути підставою для відображення відповідної господарської операції у бухгалтерському обліку, якщо вона містить усі обов'язкові реквізити, наведені у частині другій статті 9 Закону та пункті 2.3 Положення, у тому числі підпис особи, відповідальної за здійснення такої господарської операції."

Отже, внутрішнім документом, на підставі якого Ви маєте право оприбуткувати товар без видаткової накладної постачальника може бути або внутрішній акт довільної форми, або бухдовідка (як буде визначено правилами документообороту Вашого підприємства).

При цьому якщо в первинні документи постачальника надійши лише в березні 2026, але вони точно співпадають з даними раніше проведених операцій оприбуткування товару, то в 03/2026 в бухобілку Ви вже нічого не мали б допроводити.

Як виправити

Рекомендуємо мати складеними первинні документи, які ми вказали вище (приймальний акт, бухдовідка про оприбуткування товару)

Зараз Ви маєте виправити помилку минулого року, для цього:

1) скласти ще одну бухдовідку, датовану, наприклад, сьогодні, в якій Ви вказуєте, що оприбуткування товару на підставі внутрішнього документа (акта або бухдовідки) треба було провести в 11/2025

2) подати уточнюючу фінзвітність за 2025 рік - показати залишки в балансі по рах. 28 та рах. 63 такі, як вони мають бути насправді.

Подання уточнюючої фінзвітності при виправленні помилок дозволяється ч. 6 ст. 14 Закону про бухоблік № 996, https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#n237).

3) якщо помилки в фінзвітності за 2025 не вплинули на фінрезультат до оподаткування за 2025 р., то пересдавати декларацію з податку на прибуток за 2025 рік не треба.

4) коли будете здавати фінзвітність за звітні періоди 2026 року, вхідне сальдо по балансу вже маєте показувати так, ніби помилка за 2025 рік вже виправлена.

Раді допомогти, звертайтесь ще!