Оформлення індивідуального режиму роботи для працівників: нюанси та документи

Переводимо двох працівників на індивідуальний режим роботи. Один сумісник буде ходити 2-3 рази на тиждень з 8,00-20,00 година перерва, а другий на основному місці роботи,але також напише заяву про застосування такого графіку. Як грамотно оформити кадровику цей процес? Трудовий договір з ними не заключався, був наказ про прийом на роботу в графік змін, потім зміна істотних умов праці у зв'язку з реконструкцією перевели на п'ятиденку( працівника за основним місцем роботи, а сумісник був у відпусці за власний рахунок). Чи достатньо буде заяви від працівника і наказа про застосування індивідуального режиму роботи? І чи можна по факту проставляти виходи в табелі , чи потрібно наперед узгодити?