Втрачені оригінали документів: як діяти в такій ситуації

Скан-копії самі по собі не є належними первинними документами, тому найкращий варіант — отримати дублікати або підписати документи повторно (в паперовій або електронній формі з КЕП).

Первинні документи є підставою для бухгалтерського обліку лише за наявності обов’язкових реквізитів і належного оформлення (Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», ст. 9 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text). Скан-копія паперового документа не є оригіналом, а лише його копією і не підтверджує факт здійснення господарської операції.

Електронний документ визнається оригіналом тільки за умови накладення кваліфікованого електронного підпису (КЕП) (Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг», ст. 7 https://zakon.rada.gov.ua/go/851-15). Звичайний скан без КЕП не має такого статусу.

Для податкового обліку діє вимога, що показники звітності повинні підтверджуватися первинними документами (Податковий кодекс України, п. 44.1 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text). Якщо під час перевірки оригінали не будуть надані, вважається, що вони були відсутні (п. 44.6 ПКУ), що створює ризик зняття витрат і податкового кредиту.

Тому оптимальні дії такі.

Найбезпечніше — звернутися до контрагентів і отримати дублікати документів (з підписами сторін). Допускається оформлення дубліката з відповідною відміткою."дублікат"

Альтернатива — підписати документи через електронний документообіг із КЕП. Такий електронний документ буде вважатися оригіналом.

Якщо це неможливо — варто зафіксувати втрату документів внутрішнім актом і вжити заходів для їх відновлення.

Залишати лише скани — ризиковий варіант, який може призвести до невизнання витрат і податкового кредиту під час перевірки, навіть якщо фактично операція була реальною.

Раді допомогти, звертайтесь ще!