Питання щодо обов'язкового використання печатки в документах

Маю питання щодо використання печатки в первинних документах, зокрема видаткових накладних:
1. Згідно із законодавством, використання печатки не є обов’язковим. Чи повинен контрагент офіційним листом повідомляти, що він не використовує печатку?
2. Якщо контрагент використовує печатку, але на деяких видаткових накладних її не поставив, чи це вважається помилкою, чи печатку треба обов’язково поставити?

СК

Стефанія, консультант

експерт

02.04.2026 | 01:47

Очікує відповідь

Ні, повідомляти не потрібно; відсутність печатки не є помилкою і не впливає на чинність документа.

Законодавство не встановлює обов’язку суб’єкта господарювання інформувати контрагентів про те, що він не використовує печатку. Право використовувати печатку є добровільним, а її наявність чи відсутність не створює жодних юридичних наслідків для дійсності документів (Цивільний кодекс України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n3863).

Перелік обов’язкових реквізитів первинного документа визначено ч. 2 ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text. До таких реквізитів належать назва документа, дата складання, найменування підприємства, зміст та обсяг операції, одиниця виміру, посади відповідальних осіб та підпис або інші дані для ідентифікації особи. Відбиток печатки у цьому переліку відсутній.

Аналогічно, п. 2.4 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0168-95#n17 передбачає, що підпис може бути скріплений печаткою, але це не є обов’язковою вимогою.

Тому якщо контрагент зазвичай використовує печатку, але на окремих видаткових накладних її немає, це не вважається помилкою. Відповідно до ч. 2 ст. 9 Закону про бухгалтерський облік https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text неістотні недоліки в первинних документах не є підставою для невизнання господарської операції, якщо вони не заважають ідентифікувати сторони, зміст, обсяг та дату операції.

Раді допомогти, звертайтесь ще!