Питання щодо обов'язкового використання печатки в документах

Ні, повідомляти не потрібно; відсутність печатки не є помилкою і не впливає на чинність документа.

Законодавство не встановлює обов’язку суб’єкта господарювання інформувати контрагентів про те, що він не використовує печатку. Право використовувати печатку є добровільним, а її наявність чи відсутність не створює жодних юридичних наслідків для дійсності документів (Цивільний кодекс України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n3863).

Перелік обов’язкових реквізитів первинного документа визначено ч. 2 ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text. До таких реквізитів належать назва документа, дата складання, найменування підприємства, зміст та обсяг операції, одиниця виміру, посади відповідальних осіб та підпис або інші дані для ідентифікації особи. Відбиток печатки у цьому переліку відсутній.

Аналогічно, п. 2.4 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0168-95#n17 передбачає, що підпис може бути скріплений печаткою, але це не є обов’язковою вимогою.

Тому якщо контрагент зазвичай використовує печатку, але на окремих видаткових накладних її немає, це не вважається помилкою. Відповідно до ч. 2 ст. 9 Закону про бухгалтерський облік https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text неістотні недоліки в первинних документах не є підставою для невизнання господарської операції, якщо вони не заважають ідентифікувати сторони, зміст, обсяг та дату операції.

Раді допомогти, звертайтесь ще!