Вплив графіку роботи на видаткові накладні та доставку продукції

Ні, дата видаткової накладної не може змінюватися під дату приймання — вона повинна відповідати даті фактичного відвантаження, і не має розходитися з ТТН.

Зауважте: ждля ПДВ має ключове значення початок руху товару до покупця.

Згідно з п. 187.1 ПКУ, податкові зобов'язання виникають за датою відвантаження товарів.

Навіть якщо ви спочатку оформили внутрішню накладну (форма М-11) на водія, і ільки на місці прибуття сформували видаткову за фактичною кількістю товару - але товар фактично покинув територію підприємства для доставки конкретним покупцям (згідно з їхніми замовленнями), податківці вважають це початком процесу відвантаження.

Первинні документи повинні складатися під час здійснення господарської операції або безпосередньо після її завершення (Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», ст. 9 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text). У вашому випадку господарська операція — це саме відвантаження товару зі складу, тобто момент передачі продукції перевізнику (водію).

Тому видаткова накладна повинна оформлюватися датою відвантаження (дата завантаження авто). Саме ця дата має збігатися з датою ТТН, оскільки ТТН підтверджує факт перевезення і оформлюється при передачі товару до транспортування (Правила перевезень вантажів автомобільним транспортом, наказ №363 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0128-98).

Якщо ВН оформлюється пізніше (після приймання і коригування), виникає розрив між первинними документами: ТТН показує рух товару в одну дату, а ВН — іншу. Це створює ризики невизнання операції реальною під час перевірок, оскільки документи не узгоджені між собою. Можуть бути окремі випадки, коли видаткова раніше, ніж ТТН - якщо є якісь особливі умови договору, наприклад контроль над товаром переходить покупцю, але товар ще день -два зберігється на відповідльному зебріганні у постачальника, але це не типова ситуація і має бути визначена в договорі. Але щоб видаткова була пізніше ніж ТТН - коли є лише дві сторони договору постачальник і покупець - такого практично ніколи не може бути.

З точки зору ПДВ, податкові зобов’язання виникають за правилом першої події, зокрема на дату відвантаження товару (Податковий кодекс України, п. 187.1 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text). Якщо ВН і відповідно податкова накладна складаються пізніше, це означає зміщення податкових зобов’язань у часі.

Правильний підхід у вашій ситуації — не змінювати дату і кількість у ВН після факту приймання. Відвантаження оформлюється на повну кількість датою виїзду авто. Якщо при прийманні виявлено бій або псування, це оформлюється окремим актом розбіжностей, на підставі якого проводиться коригування — у бухгалтерському обліку та через розрахунок коригування до податкової накладної.

Товарно-транспортна накладна (ТТН) є основним документом на перевезення, який водій повинен пред'явити поліції та який підтверджує факт руху вантажу.

ТТН обов'язково виписується датою передачі вантажу водію.
Якщо дата ВН не збігається з датою ТТН та днями, коли водій згідно з графіком був на зміні, податкові органи під час перевірки можуть поставити під сумнів реальність операції. Відсутність або некоректність ТТН є підставою для невизнання витрат на перевезення та формування собівартості товарів.

Раді допомогти, звертайтесь ще!