Відшкодування витрат директора без квитанції: що робити

Без підтверджуючого розрахункового документа відшкодувати витрати без оподаткування не можна, тому оптимально оформити виплату як дохід (премію або додаткове благо).

Первинні документи повинні підтверджувати як факт надання послуги, так і факт її оплати (Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text, ст. 9; Положення №88 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0168-95#n17). Рахунок (акт) нотаріуса підтверджує лише факт надання послуги, але не підтверджує оплату 6500 грн готівкою, тому використати його як підставу для «чистого» відшкодування через авансовий звіт неможливо.

Якщо підприємство компенсує директору цю суму без підтвердження оплати, така виплата вважається додатковим благом фізичної особи (Податковий кодекс України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text, пп. «е» пп. 164.2.17). У цьому випадку підприємство повинно нарахувати ПДФО 18% із застосуванням натурального коефіцієнта та військовий збір 5% від суми виплати.

Альтернативно ці кошти можна виплатити як премію директору. Премія є складовою заробітної плати (КЗпП https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08, ст. 97; Закон України «Про оплату праці»), тому не потребує підтвердження витратними документами нотаріуса. Вона оподатковується у загальному порядку: ПДФО 18%, військовий збір 5% та ЄСВ 22% (Закон про ЄСВ https://zakon.rada.gov.ua/go/2464-17).

При цьому акт нотаріуса доцільно відобразити в обліку, оскільки він підтверджує сам факт надання послуги (нотаріального посвідчення договору), що є обов’язковим для договору оренди транспортного засобу за участю фізичної особи (Цивільний кодекс України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n3863, ст. 799).

В обліку відображення може бути таким:
Отримано послуги нотаріуса — Дт 92 – Кт 685

Однак через відсутність підтвердження оплати залишатиметься заборгованість, яку не можна закрити без належних документів або без оподаткованої виплати директору.

Виплата премії є найбільш безпечним варіантом, оскільки дозволяє законно компенсувати директору витрати без ризику визнання порушення щодо первинних документів.

Раді допомогти, звертайтесь ще!