Практичні поради щодо зберігання електронних документів у Медком

Потрібно вигружати документи з програми M.E.Doc на носії (наприклад, USB-флешки, жорсткі диски).

Якщо програма Медок перестане працювати, пошкодиться база даних або Ви втратите доступ до хмарного рішення, то можете залишитися без документів. Податкова при перевірці вимагає саме оригінали (файли у форматі XML разом із файлами підписів), а не просто роздруковані скан-копії.

Згідно зі ст. 13 Закону України від 22 травня 2003 року № 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг» зі змінами та доповненнями https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/851-15 суб’єкти електронного документообігу повинні зберігати електронні документи на електронних носіях інформації у формі, яка дає змогу перевірити їхню цілісність на цих носіях.

Практичні рекомендації щодо зберігання електронних документі

Варіанти зберігання архіву документів:

• Локально на ПК. Створіть окрему папку «Архів ЕДО», де документи розсортовані за роками та місяцями.


• Зовнішній диск або флешка. Раз на місяць копіюйте туди робочу папку. Це додатковий захист від вірусів, які можуть зашифрувати дані на комп'ютері.


• Хмарне сховище (Google Drive, OneDrive, Dropbox). Це найзручніший варіант для швидкого доступу та захисту від поломки «заліза».

Документ із накладеними КЕП/ЕЦП є архівом із декількох файлів, який включає в себе:

• оригінал документу — як правило, файли у форматі PDF або XML (або у інших форматах Word, Excel)


• 2-4 файли підпису документу .p7s — кількість залежить від того, чи накладаєте ви та ваш контрагент тільки цифрові підписи (2 файли підпису — ваш та контрагента), або ж цифрові підписи та печатки (2 файли підпису і 2 файли печатки).

Саме ці файли є гарантією того, що документ був підписаний КЕП/ЕЦП та відсутності умисної або випадкової зміни документу після накладання підпису.

Як вивантижити архів технічно в «Медку»

• Зайдіть у «Головне меню» — «Адміністрування» — «Параметри системи».


• Оберіть пункт «Автоматичне збереження».


• Налаштуйте шлях до папки (наприклад, на диск D або в папку, що синхронізується з хмарою) і виберіть формат (зазвичай це ZIP-архів або XML).


• Тепер програма сама робитиме вивантаження підписаних документів у вказане місце.

Раді допомогти, звертайтесь ще!