Можливість використання лише ключа директора для підписання документів

Ні, повністю відмовлятися від КЕП головного бухгалтера не потрібно, якщо така посада є - але можна внутрішнім наказом визначити перелік документів, які підписує лише директор.

Відповідно до Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» (ст. 8) https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#n113, підприємство самостійно визначає організацію бухгалтерського обліку, у тому числі розподіл повноважень між керівником і головним бухгалтером.

Разом з тим, відповідно до ст. 11 цього Закону, фінансова звітність підписується керівником та головним бухгалтером (або особою, на яку покладено ведення бухгалтерського обліку), що прямо вказує на необхідність участі головного бухгалтера у підписанні окремих обов’язкових документів.

Крім того, вимоги до підписання первинних документів визначені Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку №88 (затверджене наказом Мінфіну від 24.05.1995 №88 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0168-95#n17), відповідно до якого первинні документи повинні містити підписи осіб, відповідальних за здійснення господарської операції та правильність її оформлення, але не встановлюють універсальної вимоги обов’язкового підпису саме головного бухгалтера на всіх документах.

Це означає, що підприємство має право внутрішнім наказом визначити перелік первинних документів, які підписуються лише директором, якщо підпис головного бухгалтера для них не є обов’язковим за законодавством.

Водночас, якщо на підприємстві існує посада головного бухгалтера, така особа є відповідальною за ведення обліку та складання звітності, тому повинна мати можливість підписувати документи, для яких її підпис є обов’язковим (зокрема звітність).

З огляду на це, повне відкликання або анулювання КЕП головного бухгалтера, якщо він продовжує працювати, є недоцільним і може призвести до неможливості виконання законодавчих вимог щодо підписання звітності.

Отже, правильний підхід полягає у розмежуванні: внутрішнім наказом визначити порядок підписання первинних документів (де достатньо підпису директора), але зберегти КЕП головного бухгалтера для тих документів, де його підпис прямо передбачений законодавством.

Раді допомогти, звертайтесь ще!