Як правильно зареєструвати податкову накладну для лікарні

У вашій ситуації податкову накладну слід реєструвати за загальним правилом «першої події», оскільки оплата здійснюється не за рахунок бюджетних коштів.

За загальним правилом, визначеним у п. 187.1 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17/ed20260101#n4528 датою виникнення податкових зобов'язань з ПДВ є дата «першої події»:

або дата зарахування коштів від покупця на банківський рахунок;
або дата відвантаження товарів.

Особливе правило (касовий метод) за п. 187.7 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17/ed20260101#n4528 застосовується виключно у разі постачання товарів/послуг з оплатою за рахунок бюджетних коштів. У цьому випадку зобов'язання виникають лише на дату отримання грошей.

Для застосування п. 187.7 ПКУ (оплата за грошима) необхідно одночасне виконання умов:

У договорі чітко зазначено, що оплата здійснюється за рахунок бюджетних коштів.
Оплата надходить з бюджетного рахунку, відкритого в органах Державної казначейської служби України (ДКСУ).

Як зазначають податківці (зокрема в ІПК від 06.01.2026 №110/ІПК/99-00-21-03-02ІПК), якщо оплата здійснюється за рахунок власних коштів покупця (навіть з рахунку в ДКСУ, але призначеного для господарської діяльності), така оплата не має статусу бюджетної. У такому разі платник повинен керуватися загальними правилами п. 187.1 ПКУ.

Оскільки у вашому договорі не вказано, що оплата є бюджетною, а сама лікарня підтверджує, що рахунок у ДКСУ є небюджетним (власні кошти), ви не маєте підстав застосовувати касовий метод.

Раді допомогти, звертайтесь ще!