Як правильно підшити касу при виплаті паїв

Ситуація з готівковими виплатами паїв завжди під пильним наглядом податківців, тому тут важливо дотриматися кожної коми в Положенні №148 (про ведення касових операцій).

Одразу головна відповідь: Ні, одну відомість на 3 дні підшити «одним числом» не можна, якщо ви хочете уникнути штрафів за порушення ліміту каси та правил документообігу.

Правило «5 робочих днів»
Згідно з п. 18 Положення №148, установу (підприємство) має право зберігати в касі готівку, одержану в банку для виплат, що належать до фонду оплати праці (а виплата паїв фізособам прирівнюється до таких виплат у контексті строків), понад установлений ліміт каси протягом п'яти робочих днів.

Згідно з п. 18 Положення №148

https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/v0148500-17#n47

Це означає, що ви мали право тримати ці гроші в касі, але документальне оформлення має бути щоденним.

Як правильно підшити касу
Ви не можете підкласти одну відомість на 1,6 млн до звіту касира за 30.03, бо на той момент у вас у касі було лише 400 тис. Також ви не можете підкласти її 01.04, бо виплати вже йшли 30-го та 31-го.

Відомість: У вас залишається одна відомість на 1,6 млн грн. Це нормально. Вона може бути відкритою протягом 5 робочих днів.

Щоденні записи в Касовій книзі:

30.03.2026: Прибуткуєте 400 000 (ПКО). Видаєте людям, наприклад, 300 000. У Касовій книзі робите запис: «Видано за відомістю №... сума 300 000». Решта 100 000 залишається в касі (це дозволено понад ліміт протягом 5 днів).
31.03.2026: Прибуткуєте 600 000 (ПКО). Видаєте, наприклад, 700 000. Знову запис у Касовій книзі: «Видано за відомістю №... сума 700 000».
01.04.2026: Прибуткуєте 200 000 (ПКО). Видаєте решту (200 000).
Закриття відомості: 01.04 (або пізніше, але не пізніше 5-го дня) бухгалтер підбиває підсумок у відомості: «Виплачено 1 200 000, депоновано 400 000».

Куди підшити відомість
Оскільки відомість одна, вона фізично підшивається до останнього звітного дня, коли за нею проводилися виплати (у вашому випадку — до звіту касира за 01.04.2026).

У звіти за 30.03 та 31.03 ви підкладаєте лише Видаткові касові ордери (ВКО), які виписуються на фактично видану за день суму.

Що робити з 400 000, які не забрали
Якщо люди не прийшли, ви зобов'язані:

У відомості навпроти їхніх прізвищ поставити відмітку «Депоновано».
Скласти реєстр депонованих сум.
Здати ці 400 000 в банк (або залишити в касі, якщо вони вписуються у ваш ліміт).
Зробити проведення: Дт 661 (або 685) — Кт 662 (Депонована зарплата/паї).

Висновок:
Відомість може бути одна на всі 3 дні (і до 5 днів максимум). Але в Касовій книзі ви повинні робити запис щодня на ту суму, яку реально видали в цей конкретний день. Підшиваєте відомість до касового звіту за останній день виплат.

Раді допомогти, звертайтесь ще!