Зберігання первинних документів під час перевірки: важливі нюанси

Ваше судження правильне. Ви дійсно зобов'язані зберігати та надати документи за період з 4 кварталу 2019 року.

Мінімальний строк зберігання: Для первинних документів, регістрів обліку та фінзвітності він становить 1825 днів (5 років). п. 44.3 ст. 44 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n1110

Умова проведення перевірки: Документи, термін зберігання яких закінчився, можуть бути знищені лише за умови, що за цей період була проведена податкова перевірка (ревізія). п. 44.4 ст. 44 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n1110

Призупинення строків: Через дію ковіду та воєнного стану строки давності для перевірок (і, відповідно, обов’язок зберігати документи) неодноразово призупинялися. Це означає, що період 2019 року все ще залишається «відкритим» для контролюючих органів. п. 52-2 підрозділу 10 розділу XX та п. 69.9 підрозділу 10 розділу XX ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n8462

Податковий кодекс: Без перевірки документи мають зберігатися доти, доки податкова не проведе ревізію відповідного періоду або не спливуть оновлені (з урахуванням воєнного стану) строки давності.

Ризики: Знищення документів без акту перевірки прирівнюється до їх втрати, що тягне за собою штрафи та неможливість підтвердити витрати під час майбутньої перевірки.

Особливі випадки: Якщо документи стосуються основних засобів, збитків або амортизації, які використовуються у звітності поточних періодів, термін їх зберігання значно довший.

Наказ Мін’юсту № 1000/5 (Правила діловодства) https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#n541 Регулює процедуру: навіть якщо всі строки вийшли, ви не можете просто викинути документи. Потрібно створити комісію, провести експертизу та скласти Акт про вилучення документів для знищення.

Резюме: Поєднання п. 44.4 ПКУ (вимога перевірки) та зупинення строків через воєнний стан робить обов'язковим надання документів для перевірки для Вас з 4 кварталу 2019 року.

Рекомендація: Зберігайте документи до завершення планової чи позапланової перевірки за 2019 рік або до отримання офіційного підтвердження від ДПС про неможливість перевірки цього періоду через сплив строків давності з урахуванням усіх призупинень.

Враховуючи всі нюанси, у Вас мають зберігатися документи ще за певні періоди 2018 року.

Раді допомогти, звертайтесь ще!