Питання щодо правомірності витрат за актом послуг охорони

Ні, відображати витрати за весь місяць на підставі акта від 14.01 неправомірно; відсутність податкової накладної до 15.01 — правомірна.

Господарські операції відображаються у тому періоді, в якому вони фактично здійснені, на підставі первинних документів (ч. 5 ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text). Для безперервних послуг (охорона) результат вважається наданим за підсумками періоду, тобто наприкінці місяця. Акт від 14.01 може підтверджувати лише обсяг послуг станом на цю дату, а не за весь січень, оскільки на момент його складання послуги за другу половину місяця ще не були надані.

Відповідно, включення до витрат усього місяця на підставі такого акта не відповідає вимогам первинного документування та може призвести до зняття частини витрат при перевірці через відсутність належного підтвердження.

Щодо ПДВ, податкові зобов’язання виникають за правилом «першої події» — або на дату оплати, або на дату оформлення документа про постачання (п. 187.1 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text). Оскільки акт складено 14.01, коли постачальник ще не був платником ПДВ (реєстрація з 15.01), він не мав права нараховувати ПДВ і складати податкову накладну. Тому відсутність податкової накладної за цим актом є правомірною.

Для коректного обліку доцільно вимагати від постачальника оформлення двох актів: за період 01.01–14.01 (без ПДВ) та 15.01–31.01 (з ПДВ і податковою накладною). Якщо цього не зробити, безпечним є відображення витрат лише в межах періоду, підтвердженого актом, а решту — за належним первинним документом, навіть спочатку і за "самоактом" (пункт 2.5 Положення 88 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0168-95#n17)., до отримання від постачальника належного акту.

Раді допомогти, звертайтесь ще!