Скасування видаткової накладної: порядок дій та оформлення документів

ТОВ - платник ПДВ та податку на прибуток (квартальний). У липні 2024 року направили покупцю видаткову накладну у Вчасно та зареєстрували ПН. Включили ці суми до декларації з ПДВ за липень та до квартальної декларації з прибутку. Тепер треба скасувати цю операцію, оскільки покупець відхилив у Вчасно видаткову накладну, а у нас в 1с висить дебіторська заборгованість. Як це правильно зробити та документально оформити?

ОК

Оксана, консультант

експерт

12.03.2026 | 06:21

Очікує відповідь

Якщо покупець відхилив видаткову накладну і факт постачання не підтверджений, операцію слід визнати помилковою, виправити її в бухобліку через бухгалтерську довідку, скласти РК до податкової накладної та відобразити коригування у поточній декларації з ПДВ, а також виправити декларацію з податку на прибуток.

Якщо покупець відхилив видаткову накладну у системі електронного документообігу і відсутні підписані первинні документи, що підтверджують передачу товару, операцію слід розглядати як таку, що фактично не відбулася, а відображення реалізації в обліку - як помилку бухобліку. Відповідно, виправлення здійснюється за правилами НП(С)БО 6 «Виправлення помилок і зміни у фінансових звітах», зокрема п.4 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0392-99#o13, який передбачає, що помилки попередніх періодів виправляються коригуванням нерозподіленого прибутку або показників поточного періоду залежно від моменту їх виявлення.

Перш за все підприємству необхідно оформити бухгалтерську довідку, у якій описати суть помилки (відображено реалізацію без підтвердженого факту постачання), навести первинні бухгалтерські проведення та зробити сторнування або коригуючі записи. Такою довідкою анулюється відображена реалізація, закривається помилкова дебіторська заборгованість покупця та відновлюється залишок товару на складі або вирішується питання з його подальшим списанням.

Коригування розрахунків з покупцем, адже заборгованість виникла помилково і не буде погашатися - Дт 441 Кт 361. Відновлення залишку товару на складі - Дт 281 Кт 441. Коригування ПДВ (після реєстрації РК до податкової накладної) за рахунок збільшення доходу звітного періоду - Дт 64 Кт 719.

Щодо ПДВ, оскільки податкова накладна була зареєстрована, її не можна просто анулювати. Необхідно скласти розрахунок коригування (РК) до податкової накладної на зменшення до нуля. Такий РК реєструє покупець (отримувач ПН). Після реєстрації РК сума податкових зобов’язань з ПДВ зменшується та відображається у декларації з ПДВ за той період, в якому зареєстровано РК, без виправлення декларації за липень 2024 року.

Оскільки помилкова операція вплинула на фінансовий результат, потрібно також перевірити показники декларації з податку на прибуток за період, у якому була відображена реалізація. Якщо фінансовий результат був завищений через помилковий дохід, необхідно подати уточнюючу декларацію або виправити показники у поточній декларації відповідно до ст.50 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n1258.

Раді допомогти, звертайтесь ще!