Підписання актів виконаних робіт: довіреність чи статутні документи

Підписувати акт виконаних робіт від імені підприємства може особа, яка має відповідні повноваження.

За загальним правилом це керівник підприємства або інша уповноважена особа, визначена установчими документами, законом чи довіреністю. Тобто акт виконаних робіт може підписувати не лише особа, яка зазначена в ЄДР, а й працівник, якому надано такі повноваження довіреністю або іншим внутрішнім розпорядчим документом.

Акт виконаних робіт є первинним документом, що підтверджує факт здійснення господарської операції.

Обов'язковим реквізитом первинного документа є підпис осіб, відповідальних за здійснення господарської операції та правильність її оформлення (ч. 2 ст. 9 Закону України від 16.07.1999 №996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні»).

Відповідно до статті 92 ЦКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n502, юридична особа набуває цивільних прав та обов'язків і здійснює їх через свої органи, які діють згідно із законом та установчими документами. Таким чином, у відносинах з третіми особами підприємство може представляти не лише керівник, а й інша особа, уповноважена на це установчими документами, довіреністю, законом чи іншими актами цивільного законодавства.

Якщо акт виконаних робіт оформлюється як окремий документ, його підписує керівник підприємства або інша особа, повноваження якої визначені установчими документами.

Якщо ж акт є складовою частиною договору, порядок його підписання доцільно визначити безпосередньо в умовах договору. У разі відсутності таких положень, за загальним правилом, додатки та документи, що оформлюються в межах договору, мають підписуватися тією ж уповноваженою особою, яка підписала сам договір. Такий підхід випливає з положень статті 639 ЦКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n3174

Отже, акт виконаних робіт, який підприємство приймає від постачальника, може підписувати працівник підприємства за звичайною довіреністю, якщо в ній прямо передбачено повноваження на приймання робіт (послуг) та підписання відповідних документів. Наявність таких повноважень не обов’язково повинна відображатися в ЄДР, оскільки реєстр містить інформацію про керівника та осіб, які можуть діяти від імені юридичної особи без довіреності. Водночас інші працівники можуть представляти підприємство на підставі довіреності або внутрішнього розпорядчого документа керівника. Тому підписання акта виконаних робіт працівником за належно оформленою довіреністю не суперечить вимогам законодавства.

Раді допомогти, звертайтесь ще!