Обов'язкове ведення спідометру: ризики за неналежне заповнення даних

Обов’язок фіксувати показники спідометра випливає з вимог до первинних документів, передбачених Законом про бухгалтерський облік та Податковим кодексом України, а їх незаповнення створює ризик невизнання витрат і донарахування податків.

На сьогодні типової обов’язкової форми подорожнього листа не встановлено. Типові форми № 3 (для легкових авто) та № 2-ТН (для вантажних авто) скасовані наказом Держстату від 19.03.2013 № 95 та наказом Мінінфраструктури і Мінекономрозвитку від 10.12.2013 № 1005/1454. Підприємства самостійно розробляють та затверджують форму документа для обліку роботи транспорту.

Відповідно до ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text первинні документи повинні містити обов’язкові реквізити, зокрема зміст та обсяг господарської операції. У разі використання транспортного засобу обсягом операції є фактичний пробіг, який визначається за показниками спідометра на початок і кінець роботи. Без цих даних неможливо об’єктивно підтвердити використання пального в господарській діяльності.

Згідно з п. 44.1 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text платникам податків забороняється формувати показники податкової звітності на підставі даних, не підтверджених первинними документами. Якщо подорожній лист не містить даних про пробіг, такий документ не підтверджує фактичний обсяг використання ПММ.

Ризики незаповнення показників спідометра полягають у наступному.

По-перше, контролюючий орган може визнати використання пального таким, що не пов’язане з господарською діяльністю. У такому разі відповідно до п. 198.5 Податкового кодексу України виникає обов’язок нарахування податкових зобов’язань з ПДВ, оскільки товари використані поза межами господарської діяльності.

По-друге, у разі якщо пальне використано без підтвердження господарського характеру поїздки, його вартість може бути розцінена як додаткове благо працівника згідно з пп. «а» пп. 164.2.17 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text. У такому випадку нараховується ПДФО за ставкою 18% та військовий збір 5%.

По-третє, за відсутності належного первинного документа витрати на пальне не підтверджуються, що впливає на фінансовий результат до оподаткування податком на прибуток (ст. 44.1 Податкового кодексу України).

Судова практика також підтверджує, що за відсутності відомостей про пробіг та рух пального подорожній лист не може вважатися належним підтвердженням господарських витрат (постанова Верховного Суду від 20.12.2023 у справі № 821/1566/16).

Таким чином, показники спідометра є необхідним елементом первинного документа для підтвердження обсягу господарської операції з використання транспортного засобу та списання пального. Їх незаповнення створює податкові ризики щодо ПДВ, ПДФО, військового збору та податку на прибуток.

Раді допомогти, звертайтесь ще!