Тривалість зберігання первинних документів та їх знищення підприємством

Для ТОВ на загальній системі мінімальний строк зберігання первинних документів становить 1825 днів (5 років) з урахуванням призупинення строків під час карантину та воєнного стану, а знищення можливе лише після проведення експертизи та оформлення акта.

Відповідно до п. 44.3 ст. 44 Податкового кодексу України від 02.12.2010 №2755-VI https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text платники податків зобов’язані забезпечити зберігання первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку та фінансової звітності не менше 1825 днів з дня подання податкової звітності, для складення якої використовуються такі документи.

2555 днів (7 років) — для документів з трансфертного ціноутворення та КІК (пп. 44.3.1 ПКУ).

1095 днів — для інших випадків, якщо не застосовуються спеціальні строки (пп. 44.3.3 ПКУ).

Водночас згідно з п. 69.9 підрозділу 10 розділу ХХ ПКУ перебіг строків давності було призупинено на період карантину та воєнного стану, а поновлено з 01.08.2023. Тому фактичний строк зберігання документів за періоди 2020–2023 років є довшим за 5 років.

Крім ПКУ необхідно враховувати вимоги Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 №996-XIV https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text (ст. 9, ст. 13) та Переліку типових документів, що створюються під час діяльності підприємств, із зазначенням строків зберігання, затвердженого наказом Мін’юсту №578/5. Відповідно до архівних правил строк обчислюється з 1 січня року, наступного за роком завершення справи в діловодстві.

Щодо кадрових і зарплатних документів — дійсно, документи з нарахування заробітної плати, особові рахунки працівників, особові справи та накази з кадрових питань тривалого зберігання зберігаються 75 років.

Процедура знищення документів регулюється архівними правилами. Підприємство повинно:

Створити експертну комісію наказом керівника.
Провести експертизу цінності документів та перевірити закінчення строків зберігання.
Скласти Акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду.
За необхідності погодити акт з держархівом.
Після затвердження керівником здійснити фізичне знищення (шредування, передача на макулатуру тощо) з документальним підтвердженням.
Знищувати документи не можна, якщо:
— не закінчився строк зберігання;
— за відповідний період не проведено податкову перевірку;
— тривають судові спори або перевірки.

За незабезпечення зберігання документів передбачена відповідальність згідно з п. 121.1 ПКУ (штраф 1020 грн, повторно — 2040 грн), але основний ризик — донарахування податків через непідтверджені витрати під час перевірки.

Раді допомогти, звертайтесь ще!