Чи можна списувати витрати на представницькі з особистої картки

Списувати такі витрати як представницькі неправомірно; обіди та квитки для представників засновника можуть визнаватися або витратами на відрядження (за належного оформлення), або утворюють оподатковуваний дохід у вигляді додаткового блага.

У Податковому кодексі України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text відсутнє визначення терміна «представницькі витрати». Визначення міститься лише у Нормах витрат на приймання та обслуговування іноземних делегацій та представників, затверджених наказом Мінфіну № 1026 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0956-10#Text, які застосовуються до бюджетних установ. Відповідно до п. 2 цих Норм представницькі витрати — це витрати бюджетних установ на приймання й обслуговування іноземних представників та делегацій, що прибули на запрошення для здійснення міжнародних зв’язків. Для приватного ТОВ ці Норми не є обов’язковими, а їх економічна сутність ближча до витрат на збут (п. 19 НП(С)БО 16 «Витрати» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0027-00#Text).

У вашому випадку прибувають не сторонні контрагенти, а представники засновника з внутрішньокорпоративною метою. Тому кваліфікувати витрати на їх харчування та проживання як представницькі немає правових підстав.

Якщо підприємство оплачує проживання, харчування, квитки таких фізичних осіб, воно фактично надає їм негрошовий дохід. Згідно з пп. 162.1.2 ПКУ платниками ПДФО є фізичні особи-нерезиденти, які отримують доходи з джерелом їх походження з України. Відповідно до пп. 170.10.1 ПКУ такі доходи оподатковуються за правилами, встановленими для резидентів. Оплата вартості харчування, проживання, квитків є доходом у вигляді додаткового блага згідно з пп. «а», «б» пп. 164.2.17 ПКУ.

Отже, через відсутність будь якої спеціальної норми звільнення нерезиднетів від оопдаткування таких витрат такі суми підлягають оподаткуванню ПДФО 18 % (п. 167.1 ПКУ) та військовим збором 5 % (з 01.01.2025 відповідно до Закону України від 25.07.2024 № 3619-ІХ). При цьому податковий агент повинен мати реєстраційний номер облікової картки платника податків нерезидента для належного виконання функцій податкового агента.

Щодо квитків, придбаних з особистої картки директора: якщо директор подає авансовий звіт відповідно до п. 170.9 ПКУ, а підприємство компенсує йому витрати, це не змінює суті операції — підприємство все одно оплачує благо на користь нерезидента.

Водночас у вашій ситуації можливо застосувати пп. 170.9.1 ПКУ. Не є доходом фізичної особи, зокрема члена керівних органів підприємства, відшкодування документально підтверджених витрат на відрядження в межах фактичних витрат на проїзд, проживання, бронювання квитків, оренду транспорту, а також витрат, включених до рахунків готелю (у тому числі харчування). За умови належного оформлення відрядження представників засновника (наказ, програма перебування, підтвердні документи) витрати на проїзд і проживання можуть не включатися до їх оподатковуваного доходу.

Щодо ресторанів поза межами витрат, які прямо пов’язані з відрядженням, такі витрати за відсутності персоніфікації та належного обґрунтування можуть бути визнані додатковим благом. Альтернативно можливе оформлення корпоративного заходу без персоніфікації витрат із належним документальним підтвердженням його зв’язку з господарською діяльністю. (наказ, з визначенням ділової мети, про проведення корпоративного заходу, кошторис, підтвердні документи, звіт про результати - тобто підтвердження господрської спрямованості зустрічі)

У бухгалтерському обліку витрати, пов’язані з управлінням підприємством (переговори засновників щодо діяльності ТОВ), за наявності підтвердних документів відображаються як адміністративні витрати відповідно до п. 18 НП(С)БО 16.на Дт92.

Раді допомогти, звертайтесь ще!