Оцифровка трудових книжок: що враховувати при підготовці документів

Доброго дня, страхувальник буде оцифровувати трудові книжки, надходять запитання від працівників, чи нести їм дипломи, чи врахований декрет у стаж, я сканую просто трудові книжки працівників? чи ще маю думати чи пішло їхнє навчання та декрет в стаж, що відбувалося до прийняття на роботу до себе?

НК

Наталя, консультант

експерт

23.02.2026 | 16:41

Очікує відповідь

У роботодавця немає обов'язку сканувати документи працівників для підтвердження їх страхового стажу.

В п.3 Порядку 11-1 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0802-21#n12 зазначено: Відомості про трудову діяльність працівника подаються страхувальником за працівників або самим працівником. Тобто зазначена можливість подання такої інформації роботодавцем.
Відомості про трудову діяльність працівника, фізичної особи – підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі подаються в будь-який період протягом п’яти років з дня набрання чинності Законом України No 1217-IX від 05 лютого 2021 року “Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі”.

Якщо у роботодавця є технічна можливість допомогти працівникам, трудові книжки яких не завантажені до ПФУ, - можете передати скани трудових книжок, що зберігаються на підприємстві. Працівники, що прийняті після 10.06.2021, можливо вже мають всі дані в ЕТК, якщо загрузили їх самостійно або це зробили попередні роботодавці.
Дані про трудову діяльність після 10.06.2021 потрапляють в ЕТК зі звітів роботодавця й за цей період сканувати повторно ТК не потрібно.

Щодо інших документів, то їх сканування та передача в ПФУ може здійснюватись роботодавцем тільки з власної ініціативи й за згодою працівників.

Більше інформації: https://kadroland.com/news/4179-peredaca-skankopii-diplomiv-do-pfu-koli-neobxidno-nadsilati, https://7eminar.ua/news/16272-diplom-je-a-stazu-nemaje-rozyasnennya-pfu

Раді допомогти, звертайтесь ще!