Порядок придбання обладнання за рахунок власних коштів керівника

Так, оформлення через авансовий звіт можливе, але накладна на фізособу створює податкові ризики; повернення коштів частинами протягом 6 місяців не є порушенням.

Відповідно до ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text підставою для відображення операції є первинний документ. Якщо в накладній покупцем зазначений директор як фізична особа, а не ТОВ, податковий орган може розцінити це як придбання підприємством майна у фізособи. У такому разі підприємство виступає податковим агентом відповідно до пп. 14.1.180 та пп. 168.1.1 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text і зобов’язане утримати ПДФО 18% та військовий збір 5% із суми виплати.

Щоб уникнути цього ризику, бажано, щоб у первинних документах покупцем було зазначено саме ТОВ (директор — як представник). Якщо документи залишаються оформленими на фізособу, податкові наслідки можливі.

Щодо оформлення через підзвіт. Згідно з пп. 170.9.1–170.9.2 ПКУ, авансовий звіт подається для підтвердження витрат підзвітної особи. У випадку використання власних коштів працівника авансовий звіт є підставою для визнання заборгованості підприємства перед директором і оприбуткування основного засобу. Облік здійснюється відповідно до НП(С)БО 7 «Основні засоби» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0288-00#Text.

Проведення:

Оприбутковано обладнання – Дт 152 (або 10) – Кт 372

Введено в експлуатацію – Дт 10 – Кт 152

Відшкодовано директору кошти – Дт 372 – Кт 311 (або 301)

Щодо виплати частинами. Законодавство не встановлює граничного строку для відшкодування підприємством витрат працівнику, понесених за власні кошти. Обмеження стосуються лише строків подання авансового звіту (пп. 170.9.2 ПКУ), а не строків повернення коштів працівнику. Тому повернення частинами протягом 6 місяців не є порушенням за умови погодження з директором.

Якщо відшкодування здійснюється готівкою, потрібно враховувати обмеження 50 000 грн на день при розрахунках з фізособою відповідно до п. 6 Положення №148 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/v0148500-17#Text. Безготівкове перерахування таких обмежень не має.

Раді допомогти, звертайтесь ще!