Аванс на відрядження: витрати, документи та терміни списання коштів

Списати витрати можна тільки після повернення працівників з відрядження.

Згідно з правилами бухгалтерського обліку, витрати на відрядження (включаючи реєстраційні внески за участь у заходах та проживання) визнаються на дату затвердження авансового звіту керівником підприємства. До цього моменту всі перераховані кошти (оплата участі у заході, бронь готелю) обліковуються як дебіторська заборгованість (аванси видані).

Пунктом 170.9.1 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965 визначено, що здійснені у відрядженні витрати не є об’єктом оподаткування ПДФО та ВЗ лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість таких витрат.

До підтвердних документів належать:

• транспортні квитки або транспортні рахунки та багажні квитанції (у тому числі електронні квитки);


• документи, отримані від осіб, які надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, страхові поліси;


• документи (виписки та/або відомості з рахунку), що містять визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітовані платіжні інструменти;


• документи, що підтверджують виконання операції з використанням платіжних інструментів;


• інші документи, що засвідчують вартість витрат.

Для підтвердження витрат та їх зв'язку з господарською діяльністю працівник після повернення має надати транспортні квитки, готельний рахунок, що підтверджує факт проживання в готелі, документи від організаторів заходу, розрахункові документи, що підтведжують вартість витрат у відрядженні.

Раді допомогти, звертайтесь ще!