Правила зберігання документів та відповідальність під час перевірки

Розглянемо Ваші питання:

1) Так, потрібно було зберігати.

За оновленими нормами п.44.3 ПКУ, які встановлюють для більшості первинних документів термін 1875 днів, та Закону №2970, вимоги які діють зараз, застосовуються до всіх документів, які розроблено до дня набрання чинності цим законом 20.03.2023 та термін яких не минув.

Слід також враховувати призупинення термінів перевірок на час карантину та військового стану, що відповідно вплинуло і на терміни зберігання.

Отже, станом на початок карантину, а це було 12.03.2020, не минув термін (тоді - ще трирічний термін) документів, що зберігалися з 12.03.2017 року. Терміни призупинено, таким чином після відновлення перебігу термінів з огляду на те, що нові вимоги тепер застосовуються і до цих документів також, їм залишиться зберігатися ще два роки.

Таким чином мова може йти лише про документи, термін зберігання яких минув до настання зупинення термінів, а це документи до 2018 року, термін зберігання яких був за тодішніми нормами 1095 днів.

Скористайтеся сервісом «Строки зберігання документів», який підкаже мінімальний строк зберігання обраного вами документа https://7eminar.ua/calculators/zberihannia-dokumentiv

2) У разі втрати документів потрібно повідомити ДПС в загальному порядку ст. 44 ПКУ (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17/ed20231208#n1110):

"44.5. У разі втрати, пошкодження або дострокового знищення документів, зазначених в пунктах 44.1 і 44.3 цієї статті, платник податків зобов'язаний у п'ятиденний строк з дня такої події письмово повідомити (із наданням оформлених відповідно до законодавства документів, підтверджуючих настання події, що призвела до такої втрати, пошкодження або дострокового знищення документів) контролюючий орган за місцем обліку в порядку, встановленому цим Кодексом для подання податкової звітності, та контролюючий орган, яким було здійснено митне оформлення відповідної митної декларації, надано авторизацію відповідно до Митного кодексу України або дозвіл на застосування спеціальних (у тому числі транзитних) спрощень.

Платник податків зобов'язаний відновити втрачені документи протягом 90 календарних днів з дня, що настає за днем надходження повідомлення до контролюючого органу."

Форма повідомлення - довільна.

Повідомлення, що подається, повинно бути підписане керівником підприємства та головним бухгалтером, якщо він є. Таке повідомлення платник цілком може надіслати через електронний кабінет у меню «Листуванні з ДПС».

Зразок:
Повідомлення про втрату первинних документів

3) Так, може. У 2026 році податкова служба може перевіряти періоди, починаючи з 2019 року (з урахуванням зупинення строків давності через карантин та війну).

Як розрахувати періоди для перевірки залежно від виду податку, строків подання та уточнень: https://7eminar.ua/news/6927-za-yaki-periodi-dps-moze-pereviriti-ta-donaraxuvati-podatki

Раді допомогти, звертайтесь ще!